Niniejszy dokument reguluje zasady przetwarzania Państwa danych osobowych przez Współadministratorów wchodzących w skład Grupy ASTOR w ramach wspólnego systemu sprzedaży i marketingu, zwanego dalej „wspólnym systemem sprzedaży i marketingu w Grupie ASTOR”.
Pojęcia użyte w niniejszym dokumencie mają znaczenie określone poniżej:
a) dane osobowe – oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); poprzez możliwą do zidentyfikowania osobę fizyczną rozumie się osobę, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
b) Grupa ASTOR – oznacza łącznie podmioty wchodzące w skład Grupy ASTOR, tworzące grupę przedsiębiorstw w rozumieniu motywu 37 preambuły oraz art. 4 ust. 19 RODO, których szczegółowe dane znajdują się pod linkiem: https://www.astor.com.pl/astor-firmy.html; Grupa ASTOR posiada wspólne procedury ochrony danych osobowych oraz działa jako grupa przedsiębiorstw, jednak przepływy danych osobowych pomiędzy poszczególnymi pomiotami zachodzą jedynie zgodnie z przepisami RODO;
c) państwo trzecie – oznacza państwo nienależące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG);
d) podmiot przetwarzający – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora danych;
e) przetwarzanie – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany, lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
f) RODO – oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
g) Serwisy Internetowe ASTOR – oznacza grupę powiązanych ze sobą stron internetowych ASTOR w domenie astor.com.pl oraz astor24.pl, w skład których wchodzą w szczególności: www.astor.com.pl/konto, http://www.astor.com.pl/wsparcie, www.astor.com.pl/sklep, www.astor.com.pl, posiadających funkcjonalności i cechy określone w Regulaminie Serwisów Internetowych ASTOR oraz Regulaminie Sklepu Internetowego ASTOR znajdujących się pod linkiem: https://www.astor.com.pl/regulaminy.html;
h) Usługa Wsparcia Technicznego – oznacza świadczone przez Współadministratorów usługi przedsprzedażowego wsparcia technicznego oraz usługi świadczone zgodnie z Regulaminem Pomocy Technicznej, znajdującym się pod linkiem: https://www.astor.com.pl/regulamin-pomocy-technicznej-astor.html;
i) Współadministratorzy - administratorzy wspólnie ustalający cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, w rozumieniu art. 26 ust. 1 RODO.
Państwa dane osobowe przetwarzane są przez następujących Współadministratorów:
a. ASTOR spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Smoleńsk 29 (31-112 Kraków), wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000120940, NIP: 6760105127, kapitał zakładowy: 1 164 930,00 PLN;
b. ASTOR Mission Critical spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Łanach, ul. Wesoła 11 (55-002 Kamieniec Wrocławski), wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia - Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000677289, NIP: 8961564392, kapitał zakładowy: 20 000,00 PLN;
c. Improvement Factory spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, ul. Kręta 1 (80-217 Gdańsk), wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym Gdańsk - Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000193996, NIP: 5842399554, kapitał zakładowy: 75 000,00 PLN;
d. Profesal spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Smoleńsk 29 (31-112 Kraków), wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000233498, NIP: 1181783554, kapitał zakładowy: 100 000,00 PLN;
e. ASTOR Wrocław spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Smoleńsk 29 (31-112 Kraków), wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000257364, NIP: 8992569479, kapitał zakładowy: 50 400,00 PLN;
f. Dynamotion spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Feliksa Wrobela 5 (30-798 Krakow) wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000884080, NIP: 6762555219, kapitał zakładowy: 364 600,00 PLN;
g. ASTOR Technology Park spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Smoleńsk 29 (31-112 Kraków), wpisana do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000714920, NIP: 6762543937, kapitał zakładowy: 7 840 000,00 PLN.
W celu zapewnienia efektywnej możliwości realizacji Państwa praw Współadministratorzy ustanawiają punkt kontaktowy, za który odpowiedzialna jest ASTOR spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Punkt kontaktowy jest dostępny dla Państwa poprzez:
a. e-mail: daneosobowe@astor.com.pl,
b. drogą pocztową: ASTOR sp. z o.o., ul. Smoleńsk 29, 31-112 Kraków.
We wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się za pośrednictwem wskazanego punktu kontaktowego, jak i bezpośrednio z każdym ze Współadministratorów.
Współadministratorzy przetwarzają dane osobowe w celu prowadzenia działalności, której głównym przedmiotem jest sprzedaż produktów, usług i rozwiązań w zakresie nowoczesnych technologii systemów IT dla przemysłu, automatyki i robotyki przemysłowej.
Dane osobowe przetwarzane są w szczególności ze względu na następujące cele:
a) podejmowanie kontaktu przedsprzedażowego z dostawcami i kontrahentami w celu przekazania informacji handlowych,
b) podejmowanie kontaktu w celach marketingowych i promocyjnych,
c) zawieranie oraz wykonywanie umów z dostawcami i kontrahentami,
d) świadczenie Usługi Wsparcia Technicznego,
e) świadczenia usługi obsługi gwarancyjnej i serwisu pogwarancyjnego,
f) świadczenia usługi szkoleniowej,
g) świadczenie innych usług na rzecz kontrahentów,
h) zapewnienia korzystania z Serwisów Internetowych ASTOR,
i) organizacja konferencji, webinarów i spotkań,
j) dostarczanie newsletterów (m.in. Newsletter Poradnik Automatyka, Newsletter Biznes i Produkcja).
Głównym celem przetwarzania Państwa danych jest realizacja współpracy Współadministratorów w ramach wspólnego systemu sprzedaży i marketingu w Grupie ASTOR, obejmująca przetwarzanie danych osobowych w szczególności ze względu na wypełnianie zobowiązań umownych, konieczność wywiązania się z obowiązków prawno-podatkowych oraz prowadzenie marketingu produktów i usług oferowanych przez Współadministratorów.
Współadministratorzy przetwarzają Państwa dane osobowe na następujących podstawach prawnych:
a) a. art. 6 ust. 1 pkt. a) RODO - w przypadku wyrażenia przez Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu umożliwienia kontaktu, przesyłania informacji handlowych oraz treści marketingowych;
b) art. 6 ust. 1 pkt. b) RODO - w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy,
c) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Współadministratorach (w szczególności obowiązków sprawozdawczych oraz podatkowych),
d) art. 6 ust. 1 lit f) RODO - w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Współadministratorów, w szczególności związanych z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami w związku z zawarciem i wykonaniem umowy, prowadzeniem marketingu bezpośredniego, a także w celach statystycznych i archiwizacyjnych, obsługi reklamacji, skarg i wniosków, obsługi kierowanych do Współadministratorów zgłoszeń i zapytań, analizy, organizowania i ulepszania świadczonych usług.
Odbiorcami Państwa danych osobowych będą pracownicy i współpracownicy Współadministratorów, którzy w ramach wykonywania swoich obowiązków muszą posiadać do nich dostęp, podmioty, przy pomocy których Współadministratorzy wykonują umowy, a także podmioty wchodzące w skład Grupy ASTOR, w zakresie, w jakim te podmioty posiadają prawnie uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych w ramach grupy przedsiębiorstw do wewnętrznych celów administracyjnych (w szczególności danych osobowych kontrahentów lub pracowników).
Państwa dane osobowe mogą być przekazywane również innym podmiotom, dla realizowania celów Współadministratorów, w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania zadań zleconych lub jeżeli wymaga tego przepis prawa. Odbiorcami Państwa danych w tym zakresie mogą być w szczególności:
a) podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Współadministratorów (dostawcy systemów informatycznych, podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów, doradcze, księgowe, prawne, IT, dostawcy usług kurierskich lub pocztowych, firmy transportowe i spedytorskie),
b) krajowe organy administracji publicznej, organy innych państw członkowskich UE, sądy,
c) producenci i dostawcy produktów i usług oferowanych przez Współadministratorów (jeżeli produkt lub usługa obejmuje m.in. realizację serwisu wykonywanego bezpośrednio przez producenta jako podwykonawcę Współadministratorów, realizację serwisu wykonywanego bezpośrednio przez producenta jako strony umowy gwarancji udzielonej kontrahentowi (gwarancja producencka), udzielenie niezbędnych licencji przez producenta bezpośrednio na rzecz kontrahenta).
Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
1. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych osobowych uniemożliwi jednak świadczenie przez Grupę ASTOR usług i produktów z uwzględnieniem celów przetwarzania, a w szczególności udział przez Państwa w procesach sprzedażowych oraz marketingowych i otrzymywanie informacji handlowo-marketingowej.
2. Jako osobie, której dane dotyczą, przysługują Państwu następujące prawa:
a) dostępu – uzyskania od Współadministratorów potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);
b) do otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie Współadministratorzy może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);
c) do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
d) do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli Współadministratorzy nie mają już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);
e) do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:
f) do przenoszenia danych – otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, które dostarczyła Współadministratorom, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi danych osobowych, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
g) do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach Współadministratorów, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas Współadministratorzy dokonują oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów Współadministratorów, Współadministratorzy będą zobowiązani zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO);
h) w przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych – w dowolnym momencie mają Państwo prawo do jej cofnięcia, z zastrzeżeniem, że cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Zgodę można odwołać w każdym czasie poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: daneosobowe@astor.com.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie udział w marketingowych, uniemożliwi świadczenie przez Współadministratorów usług związanych z tym procesem, a w szczególności przesyłanie informacji handlowo-marketingowej.
2. Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw powinni Państwo skontaktować się ze wskazanym punktem kontaktowym albo bezpośrednio z wybranym Współadministratorem oraz poinformować, z którego prawa i w jakim zakresie chcecie Państwo skorzystać.
3. Maja Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, z którym można kontaktować się w następujący sposób:
a) listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;
b) przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt
4. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane za pomocą systemów informatycznych i odpowiedniego oprogramowania, przy czym dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
Współpraca pomiędzy Państwem a Współadministratorami w związku z prowadzeniem przez Współadministratorów działań sprzedażowych i marketingowych, wiąże się z przetwarzaniem w szczególności następujących kategorii danych:
a) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
b) numery posiadane we właściwych rejestrach - NIP lub REGON,
c) dane kontaktowe: adres poczty elektronicznej, numer telefonu, numer faxu,
d) przedmiot prowadzonej działalności gospodarczej,
e) dane o zwartych umowach i rozliczeniach w ramach tych umów,
f) numer rachunku bankowego (w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, którym zostały wystawione faktury),
g) stanowisko zajmowane w organizacji,
h) wizerunek (jeżeli został podany).
Podanie przez Państwa danych osobowych co do zasady jest dobrowolne, jednakże niezbędne w zakresie koniecznym dla celów realizowanych przez Współadministratorów w ramach współpracy z Państwem. Podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe, w przypadkach, gdy jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy albo wykonania przez Współadministratorów ciążących na nich obowiązków prawnych.
Brak podania danych osobowych uniemożliwi świadczenie przez Współadministratorów usług i produktów z uwzględnieniem celów przetwarzania, a w szczególności uniemożliwi udział Państwa w procesach sprzedażowych oraz marketingowych i otrzymywanie informacji handlowo-marketingowej.
|
Cel przetwarzania |
Okres przetwarzania |
|
Wypełnianie zobowiązań umownych. |
Okres trwania umowy pomiędzy kontrahentem oraz Współadministratorem. |
|
Archiwizowanie danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, takich jak ustawa o rachunkowości i ustawa - Ordynacja podatkowa. |
Okres wskazany w odpowiednich przepisach; co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce np. wystawienie faktury, rozwiązanie umowy. |
|
Dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami. |
Okres przedawnienia roszczeń – co do zasady nie dłużej niż przez 3 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia. |
|
Świadczenie usługi szkoleniowej w ramach Akademii ASTOR oraz udział w systemie szkoleń Akademii ASTOR. |
Okres 15 lat od dnia zakończenia szkolenia lub do chwili rezygnacji z udziału w systemie szkoleń Akademii ASTOR. |
|
Przetwarzanie danych na cele marketingowe. |
Okres, przez jaki przetwarza się dane w konkretnym przypadku udzielonej zgody. |
|
Organizacja konferencji, webinarów, spotkań, prenumerata czasopism, newsletter. |
Okres, przez jaki świadczona jest dana usługa lub do chwili cofnięcia udzielonej zgody. |
Państwa dane osobowe co do zasady są pozyskiwane przez Współadministratorów bezpośrednio od Państwa.
Dane osób reprezentujących dostawców lub kontrahentów oraz osób kontaktowych wskazanych przez dostawców lub kontrahentów, a także dane osobowe innych osób mogą być przekazywane Współadministratorom przez dostawców lub kontrahentów w treści zawieranych umów, wiadomości i dokumentów przekazywanych Współadministratorom. Zakres takich danych to w szczególności: imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, stanowisko zajmowane w organizacji.
Współadministratorzy mogą także pozyskiwać dane z ogólnodostępnych źródeł, takich jak Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, tzw. „Biała lista podatników”, rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą, Baza Internetowa REGON, system Elektronicznych Ksiąg Wieczystych, inne publicznie dostępne rejestry i bazy - w celu wykonywania działalności gospodarczej, próby nawiązania współpracy lub weryfikacji danych rejestrowych dostawców lub kontrahentów, a także wykonywania umów z dostawcami lub kontrahentami. Zakres pozyskanych danych jest zgodny z zakresem publicznie udostępnionych w tych rejestrach informacji.
Niniejsze zasady przetwarzania danych osobowych w Grupie ASTOR stanowią zasadniczą treść uzgodnień Współadministratorów, w rozumieniu art. 26 ust. 2 RODO, w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych.
W ramach współadministrowania danymi osobowymi, każdy ze Współadministratorów jest odpowiedzialny za przetwarzanie Państwa danych osobowy zgodnie z zasadami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych określonymi w art. 5 RODO.
W ramach współadministrowania danymi osobowymi, każdy ze Współadministratorów jest odpowiedzialny za stosowanie środków zabezpieczających dane osobowe.
Stosowane metody zabezpieczeń są zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami dotyczącymi prywatności oraz bezpieczeństwa danych. Stosujemy w szczególności właściwe środki techniczne, fizyczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych osobowych przed niewłaściwym wykorzystaniem, przypadkowym, niezgodnym z prawem lub nieuprawnionym zniszczeniem, utratą, zmianą, ujawnieniem, nabyciem lub dostępem.
Pracownicy i współpracownicy Współadministratorów, uzyskują dostęp do danych na podstawie upoważnienia – zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa przetwarzania danych w celu ich ochrony i zachowania poufności. Pracownicy i współpracownicy podmiotów Współadministratorów zobowiązani są do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.
Budynki i systemy wykorzystywane do przetwarzania danych są bezpieczne, stosowany jest wyłącznie wysokiej jakości sprzęt i oprogramowanie, które jest regularnie aktualizowane.
W ramach współadministrowania danymi osobowymi ASTOR spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest dodatkowo odpowiedzialna za wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających stopień bezpieczeństwa systemów informatycznych i danych osobowych w nich przetwarzanych, adekwatny do ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane osobowe są przetwarzane.
Roboty do szkół
12 428 63 00
