System CMMS – jak wdrożyć i skutecznie przeprowadzić cyfryzację działu Utrzymania Ruchu?

System CMMS – jakie funkcjonalności ma realizować?

Jednym z najważniejszych kroków, które pozwalają osiągać korzyści z wdrożenia systemu CMMS, jest określenie potrzeb zarówno całej firmy, jak i pracowników działu Utrzymania Ruchu.

Warto na tym etapie skorzystać z doświadczenia firmy zajmującej się wdrożeniem – na przykład w formie warsztatów przedwdrożeniowych. Określając swoje potrzeby, nie trzeba wyznaczać od razu wszystkich funkcjonalności końcowych. Ten etap pomoże jednak wstępnie dostosować oprogramowanie przemysłowe, dzięki czemu korzyści z wdrożenia systemu CMMS będą największe.

Jak długo trwa wdrożenie systemu CMMS?

Sama instalacja systemu zarządzania utrzymaniem ruchu i prace po stronie producenta oprogramowania przemysłowego mogą trwać nawet mniej niż miesiąc. W tym czasie zazwyczaj mieści się import danych otrzymanych od klienta i wprowadzenie małych zmian, dostosowujących rozwiązanie do firmy. Wdrożenie nie kończy się jednak na samej instalacji systemu CMMS.

Na czym w praktyce polega wdrożenie systemu CMMS?

Słownik Języka Polskiego podaje, że „wdrożyć” znaczy: wprowadzić w stan używalności. Przede wszystkim do firmy wprowadzana jest poważna zmiana, którą trzeba odpowiednio zarządzać. W jej skład wchodzą m.in.: reorganizacja pracy i zmiana dotychczasowych zakresów obowiązków pracowników. Jej celem jest zwiększenie efektywności pracy i optymalizacja procesów produkcyjnych.

Początek procesu wdrożenia systemu utrzymania ruchu stanowi część techniczno-informatyczna. Warto skorzystać ze szkoleń, aby skutecznie przygotować pracowników do korzystania z systemu CMMS.

Klient powinien zapoznać się z wymaganiami systemowymi przedstawionymi przez dostawcę oprogramowania i dostosować do nich swoją infrastrukturę IT. Firma wdrożeniowa powinna otrzymać dane dostępowe do serwera.

Jeszcze przed wdrożeniem ważne jest przygotowanie danych, które powinny być wprowadzone do systemu w początkowej fazie wdrożenia. Producent poinformuje, w jakiej formie te dane mają być przesłane, np. może to być plik Excel.

W przedsiębiorstwie prace nad wdrożeniem systemu CMMS muszą się rozpocząć jeszcze przed etapem instalacji systemu przez firmę wdrożeniową i mogą trwać jeszcze po jego zakończeniu.

Przed wdrożeniem systemu CMMS inwestor powinien:

• przeanalizować potrzeby firmy i oczekiwania wobec systemu,
• oszacować budżet, jakim firma operuje na cele takiej inwestycji,
• przygotować pracowników na zmianę,
• wybrać oprogramowanie CMMS, które najbardziej odpowiada potrzebom przedsiębiorstwa,
• przeanalizować czas zwrotu z inwestycji.

W trakcie wdrażania systemu CMMS konieczne będą:

• regularna współpraca z producentem oprogramowania CMMS i dostarczanie danych,
• weryfikacja wdrożonych funkcjonalności,
• testowanie systemu.

Po wdrożeniu systemu CMMS pamiętaj o:

• możliwości kontaktu z producentem i otrzymywania wsparcia technicznego,
• przeszkoleniu użytkowników systemu,
• zarządzaniu zmianą.

Ile kosztuje licencja systemu CMMS?

To zależy, jak bardzo rozbudowany system jest potrzebny.

Ważne jest, aby system CMMS zapewniał:

• funkcjonalności potrzebne z poziomu zarządzania całością działu Utrzymania Ruchu,
• moduły dla konkretnych pracowników produkcji do zgłaszania usterek,
• moduły dla służb utrzymania ruchu do przyjmowania zgłoszeń nt. usterek i do zarządzania tymi usterkami.

Każdy z tych obszarów potrzebuje innych funkcjonalności, więc ważne jest rozdzielanie uprawnień dostępowych, edycyjnych i administracyjnych, aby każdy użytkownik miał dostęp jedynie do tych funkcjonalności, z których faktycznie korzysta.

Dodatkowo, warto przeanalizować, czy cena licencji systemu CMMS zawiera w sobie odpowiednie rozwiązania i aplikacje dla produkcji i dla służb UR. U niektórych dostawców systemów CMMS będzie to wliczone w cenę, u innych dodatkowo płatne, dlatego należy wziąć pod uwagę łączną wartość wszystkich licencji.

Czy wdrożenie systemu CMMS generuje dodatkowe koszty?

Poza kosztami licencji i prac po stronie producenta związanych z dostosowaniem i implementacją systemu – ważne jest przygotowanie budżetu na inne potencjalne składowe inwestycji. Należą do nich:

1. szkolenia pracowników, którzy będą korzystać z systemu utrzymania ruchu,
2. SLA (z ang. Service Level Agreement), czyli umowa o gwarantowanym poziomie świadczenia usług,
3. gwarancja na system – zazwyczaj trwa ona od 6 do 12 miesięcy; po upływie tego czasu, prace naprawcze można zamówić jedynie posiadając pakiet SLA.

Wskaźnik ROI – czy wdrożenie systemu CMMS się opłaci?

ROI (z ang. return on investment, czyli zwrot z inwestycji) to wskaźnik rentowności, stosowany w celu zmierzenia efektywności działania przedsiębiorstwa lub inwestycji.

Jedną z firm, która opracowała narzędzie do obliczania zwrotu z inwestycji, jest firma Profesal. Narzędzie daje możliwość wyliczenia wskaźnika ROI w oparciu o czas i koszty pracy pracowników oraz łączny czas awarii, a także koszty związane z zarządzaniem zmianą.

Firma Profesal pomaga także przy analizach SWOT, czyli przy popularnej technice polegającej na podzieleniu zebranych informacji na 4 kategorie: mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia. Profesal dostarcza także porównywarkę systemów CMMS.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o system CMMS

Jakie korzyści przynosi używanie systemu CMMS?

Przede wszystkim, harmonogramowanie konserwacji w systemie CMMS pozwala na zapobieganie uszkodzeniom maszyn i urządzeń w zakładzie, co utrzymuje park maszynowy w dobrej kondycji oraz znacząco zwiększa bezpieczeństwo pracowników. Dzięki mniejszej liczbie przestojów, zmniejszają się także koszty operacyjne.

Czy pracownicy poradzą sobie z obsługą systemu CMMS?

Korzystanie z systemu CMMS Profesal Maintenance jest intuicyjne, ponieważ został on zaprojektowany na wzór programów pakietu Microsoft Office. Firma Profesal prowadzi także szkolenia z użytkowania systemu.

Czy system CMMS sprawdzi się jedynie w dużej firmie?

Wszystkie firmy, nawet małe i średnie przedsiębiorstwa powinny myśleć o zapobieganiu awarii i zmniejszaniu kosztów operacyjnych. W tym celu mogą one korzystać z oprogramowania CMMS do harmonogramowania konserwacji.

Czy system CMMS sprawdzi się tylko w firmach produkcyjnych?

Choć system CMMS jest najczęściej wybierany przez firmy z branży produkcyjnej, to sprawdzi się w każdej firmie, która posiada bogaty park maszynowy i której zależy na zmniejszeniu kosztów wynikających z przestojów i awarii, niedostępności części zamiennych czy nieterminowych przeglądów.

Dodatkowo, jeżeli potrzebne jest przystosowanie do procesu, niektóre systemy, takie jak Profesal Maintenance mają możliwość dostosowania funkcjonalności do potrzeb branży oraz integracji z innymi systemami przemysłowymi.