Jak stworzyć skuteczny plan motywacyjny?

Od czego zacząć?

Na samym początku tworzenia skutecznego planu motywacyjnego należy przeanalizować fundamenty danego projektu inwestycyjnego. Warto zastanowić się, jaką wartość firma może wytworzyć dzięki wcześniejszemu uruchomieniu inwestycji. Dobrym pomysłem jest także oszacowanie oszczędności, jakie dzięki temu wypracuje przedsiębiorstwo.

W drugim kroku warto ustalić kogo motywować. Firma na tym etapie określa, którzy pracownicy będą bezpośrednio odpowiedzialni za realizację określonych celów. Oprócz tego, istotne jest przeanalizowanie, kto może być wsparciem dla takich osób oraz jaka będzie ich rola.

Określanie sposobów premiowania

Każda firma powinna ustalić tak zwane „wyznaczniki generujące nadwyżkę wartości”. Szacuje się, że fundusz premiowy powinien oscylować w okolicach od 20 do 40% wartości możliwej do wypracowania nadwyżki. Jest to kwota, która pozwoli na optymalne rozlokowanie środków w taki sposób, żeby każda ze stron na tym skorzystała.

Warto jednak pamiętać, że maksymalna wartość funduszu motywacyjnego dla poszczególnych pracowników nie może być też zbyt wysoka. Premia nie powinna być wyższa niż 30% wartości podstawowego wynagrodzenia. Może to bowiem wywołać efekty całkowicie inne niż zamierzano.

Niezwykle istotne jest określenie wyznaczników pozwalających zapewnić jakość wykonywanych zadań. W przypadku wykonania pracy szybciej, lecz niedokładnie, zaoferowana premia nie zmotywuje pracownika. Pokaże za to, że droga „na skróty” może być bardziej opłacalna, niż uczciwie wykonana praca.

Przydatne do oceniania jakości będą wszelkiego rodzaju systemy pomiaru. Dzielą się one na:

Obiektywne, do których można zaliczyć:

• Odchylenie oddania inwestycji względem harmonogramu,
• Odchylenie kosztów rzeczywistych od budżetu,
• Liczba potencjalnych wypadków.

Subiektywne, czyli między innymi:

• Wzajemna ocena pracowników,
• Ocena kierownika,
• Ocena audytora.

Metody obliczania realnego funduszu premiowego oraz jego podział

Podczas określania realnych wartości funduszu premiowego, firmy mogą skorzystać z trzech modeli. Są to:

1. Metoda dodawania, która polega na zsumowaniu wag wyznaczników. W taki sposób negatywny wynik jednego czynnika nie wpłynie na obniżenie wartości premii w przypadku, gdy łączna ocena jest wysoka,
2. Metoda kalibracji, polegająca na pomnożeniu przez siebie każdego wyznacznika. Jeśli którykolwiek wyznacznik przyjmuje wartość zerową, premia nie zostaje wypłacana,
3. Metoda hybrydowa będąca połączeniem dwóch poprzednich modeli. Oznacza to, że termin oddania oraz nadwyżka budżetowa jest ustalana metodą dodawania, a pozostałe – metodą kalibracji. Mogą one w taki sposób obniżyć premię, lecz nie spowodują jej utraty.

Istotne jest także stosowanie odpowiednich metod pozwalających na sprawiedliwe rozdzielenie funduszu premiowego na pracowników. Można w tym celu zastosować modele obiektywne lub subiektywne.

Metoda obiektywna jest ustalana z góry, określona konkretnym procentem od pensji podstawowej. Zależy to, przede wszystkim, od poziomu odpowiedzialności za dany projekt. Premia powinna wynosić maksymalnie 40% pensji w przypadku kierowników, 30% u kluczowego członka zespołu, 25% w przypadku innych osób w zespole, 10% dla personelu wspierającego oraz 5% dla pozostałej załogi.

Metoda subiektywna określa przyznawanie premii na podstawie ustaleń przełożonych. Wyznaczona jest wtedy jedynie wartość brzegowa, czyli minimalna i maksymalna premia. Dokładna wartość zależy już jednak od oceny przełożonych.

Sprecyzowanie warunków wypłaty premii

Oferując możliwość otrzymania premii należy określić, kiedy zostanie ona wypłacona. Bardzo dobrą praktyką jest wypłata premii w dwóch ratach. Pierwsza powinna zostać przekazana na samym początku i wynosić do 60% całej wartości. Jest to możliwe dzięki oszacowaniu wartości funduszu premiowego.

Reszta premii jest zazwyczaj przekazywana do 3 miesięcy od uruchomienia inwestycji. W tym momencie jest wyrównywana do docelowej wartości zgodnie z wyliczeniami w poprzednich krokach.

Bardzo istotne jest to, żeby każdy pracownik znał metody wyliczania, terminy oraz warunki otrzymania premii. Przekaz dotyczący systemu premiowania powinien być jasny i czytelny, całkowicie zrozumiały przez każdego pracownika. Najlepiej dla tego celu przygotować 2-3 strony prezentacji z przedstawieniem konkretnych przykładów wyjaśniających funkcjonowanie systemu.

Najważniejsze jest jednak, żeby zawsze realizować zakomunikowane obietnice. Po sprecyzowaniu konkretnych ustaleń nie powinno się ich zmieniać, nawet jeśli wyniki okazały się być poniżej oczekiwań. Wszystkie ewentualne wnioski warto wykorzystać podczas planowania kolejnych działań motywacyjnych.

Artykuł powstał na podstawie whitepapera „Finanse Przemysłu 4.0. Jak inwestować i wygrywać w rewolucji technologicznej?”