Lean a CMMS – jak na 7 sposobów wesprzeć pracę działu Utrzymania Ruchu?

 

„Lean” to koncepcja szczupłego zarządzania, powstała w oparciu o system produkcyjny Toyoty. Stosowanie tej właśnie metodyki uznaje się za jedną z przyczyn wielkiego sukcesu tej firmy. Co w kontekście metodologii Lean oznacza „szczupłe”? Przede wszystkim pozbawione zbędnych nakładów pracy i finansów, które są związane z marnotrawstwem, takim jak: nadmierne wytwarzanie, nadmierne zapasy, wady jakościowe, nadmierny czas oczekiwania, nadmierne przetwarzanie, zbędny ruch i transport, niewykorzystany potencjał pracowników. W skrócie – Lean to ciągłe doskonalenie procesów i rozwój potencjału pracowników wszystkich szczebli.

Cyfryzacja w firmach produkcyjnych opiera się przede wszystkim o systemy klasy HMI/SCADA, ERP, WMS, ale także o systemy CMMS (z ang. Computerised Maintenance Management Systems, co można tłumaczyć jako: komputerowy system zarządzania utrzymaniem ruchu). Systemy te mają na celu wsparcie działań służb technicznych, co przekłada się na niezawodność parku maszynowego i utrzymanie ciągłości produkcji.

Poniżej 7 sposobów wsparcia pracy działu UR, które są jednocześnie siedmioma zasadami jego efektywnego działania

7 zasad działania efektywnego działu UR ze wsparciem Lean & CMMS

1. Szybko reaguj na awarie, znając ich priorytet

Awarie i usterki to zmora działu utrzymania ruchu – ich pojawienie się dezorganizuje pracę działu i przyczynia się do powstawania marnotrawstwa definiowanego w idei Lean: pojawia się nadmierny czas oczekiwania, mogą powstawać wady jakościowe w produktach. Ważne, żeby osoba odpowiedzialna za dział utrzymania ruchu była niezwłocznie informowana o wszelkich nieprawidłowościach – dzięki temu może interweniować najszybciej jak to możliwe.

 

2. Zyskaj szybki dostęp do zgłoszeń serwisowych, danych i raportów

Zautomatyzowany przepływ informacji na linii produkcja – utrzymanie ruchu pozwala na bieżący dostęp do zgłoszeń serwisowych, ale również do zgromadzonych informacji i danych historycznych, a także tworzonych na ich podstawie raportów.

 

 

Na podstawie takiej bazy wiedzy możesz racjonalnie planować działania prewencyjne w oparciu o fakty i twarde dane.

3. Otrzymuj na bieżąco e-mail i/lub SMS o awariach

Dzięki funkcjonalnościom systemu CMMS, osoba odpowiedzialna za naprawę danej maszyny może otrzymywać natychmiast powiadomienie e-mail lub SMS o awarii zgłoszonej przez pracownika produkcji.

W formularzu zgłoszeniowym system podpowiada pracownikowi, jakie najważniejsze informacje musi zawierać takie zgłoszenie (m.in. rodzaj maszyny, przyczyna, priorytet awarii). Wszystkie zainteresowane osoby mają wgląd w postępy prac naprawczych.

Czy można generować zgłoszenia jeszcze szybciej? Jak najbardziej! Możliwość integracji systemu CMMS z systemami typu SCADA zapewnia automatyczną wymianę informacji o pojawiających się awariach, niwelując czas poświęcony przez pracownika na wypełnianie formularza zgłoszeniowego.

---

---

4. Zaplanuj cykliczne działania preventive maintenance

Prewencja to przede wszystkim regularne przeglądy maszyn, kontrolowanie liczby części zamiennych w magazynie, planowanie zadań służb utrzymania ruchu. Wprowadzenie zasad Lean w ten obszar pozwoli na zniwelowanie zbędnych zapasów i przestojów.

Cenna w systemie CMMS jest możliwość planowania czynności konserwacyjnych jako zadań cyklicznych (powtarzających się w określonych interwałach), dzięki czemu pracownik nie musi pamiętać o terminach przeglądów – robi to za niego system. I możesz mieć pewność, że w natłoku zadań nie umkną te z serii „niezbyt pilne, ale bardzo ważne”.

 

 

System CMMS ma na celu wspieranie pracownika w planowaniu zadań naprawczych. Na czym polega to wsparcie? System przypomina o zadaniach cyklicznych, zapewnia szybki dostęp do niezbędnych informacji: instrukcji, procedur, historii awarii – masz wszystko w zasięgu ręki. I to dosłownie, bo system może być dostępny również na telefonach czy tabletach.

Dodatkowo do zlecenia konkretnego działania prewencyjnego może zostać dodana lista kontrolna, dzięki której masz pewność, że pracownik obsługujący zlecenie wykona wszystkie niezbędne czynności.

5. Upraszczaj realizację procedur

Sporządzenie protokołu, wydrukowanie raportu, otrzymanie potwierdzenia zrealizowanej naprawy, przekazanie informacji do zwierzchnika, sprawdzenie dokąd się zanosi protokoły, zaniesienie dokumentów…  Nawet taka prosta czynność, jak zatwierdzenie zrealizowania zgłoszenia serwisowego, może generować spore zamieszanie i marnotrawstwo czasu, co oczywiście zgodnie z kulturą Lean, powinno zostać zminimalizowane.

Jak taka realizacja procedury może wyglądać w wersji 2.0? W systemie informatycznym klasy CMMS generujesz formularz protokołu według wymaganego przez firmę wzoru, w którym można zawrzeć informacje takie jak: rodzaj wykonanego działania, czas trwania naprawy, przyczyna wystąpienia zdarzenia.

 

 

W tym samym systemie dokument jest od razu zatwierdzany przez zgłaszającego, a raport zostaje natychmiast przesłany do kierownika działu utrzymania ruchu, który ma dostęp do wszystkich informacji umożliwiających mu przeanalizowanie zdarzenia i podjęcie działań prewencyjnych w celu uniknięcia podobnych w przyszłości. Niwelujesz w ten sposób wszelkie opóźnienia, które mogłyby być wynikiem oczekiwania na przekazywanie protokołu papierowego do odpowiednich osób w firmie, a sam proces jego tworzenia staje się przyjaźniejszy.

6. Niweluj nadmierne zapasy

Dwa największe wyzwania, jakie Lean stawia zarządzaniu zasobami to: zachowanie ciągłości produkcji i brak nadmiernych zapasów. Zachowanie balansu między nimi nie jest prostym zagadnieniem i wymaga ciągłego nadzoru. Tutaj z pomocą znowu przychodzi system CMMS.

Rozwiązaniem może być oznakowanie zasobów w magazynie kodami QR lub NFC, co pozwoli w szybki sposób ewidencjonować stany magazynowe, za pomocą zwykłego czytnika kodów. Odczytywane dane są zapisywane w systemie jako lista zasobów, która jest punktem odniesienia do składania zamówień, przyjmowania dostaw, wydawania asortymentu z magazynu.

 

W momencie przekroczenia stanu minimalnego konkretnego zapasu, system generuje powiadomienie o konieczności jego uzupełnienia. Nadmiar zasobów, zgodnie z ideologią Lean, jest marnotrawstwem, a jego ograniczenie to zysk. Dzięki ciągłej kontroli zapasów nie zamrażasz gotówki w dodatkowych, niepotrzebnych towarach, ograniczasz czas przeznaczony na zarządzanie nimi i ograniczasz powierzchnię magazynową.

7. Wdrażaj ciągłe doskonalenie jako proces

Lean w technologiach produkcyjnych to ciągłe doskonalenie z jeszcze skuteczniejszą optymalizacją procesów i cyfryzacją narzędzi, upraszczającą wdrażanie tej metodologii. System CMMS może być solidnym wsparciem dla Ciebie w całym procesie.

 

Źródło: Wikipedia

Co to jest system CMMS?

 

Co to jest system CMMS i jak wspiera Służby Utrzymania Ruchu?

System CMMS (z ang. Computerised Maintenance Management System) to system komputerowego wsparcia zarządzania utrzymaniem ruchu. Umożliwia cyfryzację i zwiększenie produktywności działu utrzymania ruchu. Dla efektywnego funkcjonowania parku maszynowego najważniejsze jest zachowanie ciągłości produkcji i ciągła optymalizacja procesów. Systemy CMMS wspierają służby UR w osiąganiu tych rezultatów.

Typowe funkcjonalności systemu klasy CMMS

Na rynku jest wiele systemów CMMS, które mogą posiadać wiele funkcjonalności. Nie wszystkie będą od razu przydatne w Twojej firmie – warto zacząć od tych najważniejszych. Dla pracowników, którzy nie mieli do tej pory styczności z systemem informatycznym, zdecydowanie przystępniejsze będzie stopniowe wdrażanie nowych funkcjonalności do ich pracy. Możesz rozbudowywać swój system wraz z rozwojem firmy i własnej świadomości o możliwościach takiego rozwiązania w Twoim przedsiębiorstwie.

Oto 6 podstawowych funkcjonalności systemów klasy CMMS

1. Planowanie i harmonogramowanie działań prewencyjnych w systemie CMMS

Dotyczy to również działań cyklicznych, odbywających się w określonych interwałach czasowych, takich jak przeglądy. Ważnym aspektem tworzenia harmonogramów jest możliwość wglądu do kalendarza pracowników, jak również jego edycji, zapewniając wsparcie w dokonywaniu racjonalnego podziału zadań.

2. Dodawanie i przyjmowanie zgłoszeń serwisowych w systemie CMMS

Są to zdarzenia zazwyczaj o charakterze nagłym, zależnie od charakteru podzielone na awarie i usterki. Zgłoszenie tego typu zdarzeń odbywa się w obszarze produkcji, następnie jest wysyłane do działu utrzymania ruchu i następuje ich realizacja. Przydatną funkcją systemu CMMS jest możliwość śledzenia postępów naprawy przez osobę zgłaszającą (może mieć dostęp do informacji o aktualnym statusie zgłoszenia lub uwag dopisanych przez pracownika UR). Po drugiej stronie – osoba odpowiedzialna za uszkodzoną maszynę (lub inny zasób) dostaje powiadomienie o konieczności podjęcia działań naprawczych. Jednocześnie z poziomu aplikacji ma dostęp do wszystkich niezbędnych informacji takich jak: specyfikacja techniczna, instrukcje, historia awaryjności maszyny.

3. Moduł magazynu części zamiennych w systemie CMMS

Ten moduł systemu CMMS daje możliwość rezerwacji i pobierania części zamiennych w systemie, śledzenia stanów minimalnych, szybki dostęp do informacji o stanie magazynów oraz o dostawcach, możliwość częściowej automatyzacji procesu generowania zamówień, wglądu do bazy dostawców, możliwa jest również integracja z czytnikami kodów kreskowych/QR. Moduł ten pozwala kontrolować koszty materiałowe utrzymania zasobów w zdolności produkcyjnej.

 

4. Zarządzanie zasobami (środkami trwałymi) w systemie CMMS

Ten moduł daje szybki dostęp do informacji o terminach przeglądów, okresach gwarancji, dokumentacji technicznej, wszelkich instrukcji, historii awaryjności pojedynczych zasobów. W systemie CMMS możliwe jest tworzenie firmowej bazy wiedzy poprzez dodawanie nowych artykułów, notatek, plików i powiązywanie ich z wybranymi zasobami lub grupami zasobów.

---

Przejdź na stronę »

---

5. Nadzorowanie zadań w systemie CMMS

Osoby nadzorujące pracowników mają możliwość wglądu do zadań, które aktualnie wykonują poszczególne osoby, a także ich postępu prac, czasu poświęconego na wykonanie, kontrolowanie budżetu przypisanego do danego zadania.

6. Zarządzanie pracą personelu w systemie CMMS

W tym zarządzanie harmonogramem pracy pracowników, wgląd w ich kalendarz z obciążeniem zadaniami, dostęp do informacji o kwalifikacjach i aktualnie wykonywanych zadaniach.

Systemy klasy CMMS oferują również szereg innych funkcjonalności, z możliwością dopasowania ich konfiguracji do potrzeb firmy. Spośród nich można wymienić następujące opcje:

• Implementacja struktury parku maszynowego wspierająca nadzór nad obiektami technicznymi,
• Śledzenie danych historycznych,
• Łatwy i szybki dostęp do wszelkiej dokumentacji w formie elektronicznej,
• Dostęp do różnego rodzaju raportów i możliwość śledzenia wskaźników efektywności, takich jak MTBF, MTTR, OEE,
• automatyczne powiadomienia mailowe i SMS-owe.

Jakie korzyści dla kierownika działu UR zapewnia system klasy CMMS?

Główną korzyścią z systemu CMMS jest optymalizacja nakładów w dziale UR poprzez racjonalne dysponowanie zasobami, kontrolę nad zadaniami konserwatorskimi, zapewnienie dostępu do odpowiednich raportów i najważniejszych informacji z każdego miejsca. Rezultatem działań jest ograniczenie liczby nie tylko usterek, ale przede wszystkim awarii, które mogłyby doprowadzić do czasowego zatrzymania pracy maszyny.

Odpowiednio zaplanowane działania prewencyjne pozwalają na wydłużenie żywotności maszyny. Dzięki szeroko pojętej cyfryzacji działu utrzymania ruchu – eliminowany jest żmudny proces tworzenia dokumentacji papierowej i związany z nią chaos informacyjny.

Systemy CMMS dają możliwość integracji z innymi systemami, co pozwala na osiąganie pożądanego efektu synergii. Przykładowo: dzięki integracji z systemem MES lub SCADA możesz odbierać dane bezpośrednio z maszyny, a nawet automatycznie generować zgłoszenia serwisowe – skraca to czas poświęcony na tworzenie zgłoszeń i zarządzanie nimi.

 

Jak integrować system CMMS z innymi systemami w firmie?

W większości przypadków, w bardzo rozbudowanych zakładach, jeden system nie wystarczy do zapanowania nad wszystkimi procesami – dlatego istotną cechą przy wyborze systemu CMMS jest jego możliwość integracji z innymi. Pozwala to na osiągnięcie synergii wszystkich systemów.

 

Jak zacząć działać z systemem CMMS?

Jeśli już się przekonałeś, że system CMMS jest dla Ciebie – teraz najlepsze co możesz zrobić, to znaleźć taki system, który będzie odpowiadał na Twoje potrzeby. Dobry research to podstawa – w internecie możesz znaleźć artykuły, które ułatwiają to zadanie i porównują systemy za Ciebie.

Na co zwrócić uwagę? Dostępne funkcjonalności, możliwość konfiguracji do własnych potrzeb i… (nie oszukujmy się) cena. Standardem jest, że producenci udostępniają potencjalnemu klientowi wersję demonstracyjną systemu – daje to możliwość przekonania się, jak realnie wygląda korzystanie z systemu.

Uważasz, że Twój wydział utrzymania ruchu potrzebuje optymalizacji, ale Ty potrzebujesz na to twardych dowodów, które Cię uwiarygodnią przed Zarządem? Warto skorzystać z darmowych konsultacji przed zakupem systemu, które są oferowane przez niektórych dostawców. Jednym z nich jest producent rozwiązania CMMS Profesal Maintenance – przed zakupem tego rozwiązania doradca udziela wsparcia m.in. w zakresie obliczania zwrotu z inwestycji (ROI) czy dokonania analizy SWOT.

—

FAQ:

Co to jest system CMMS?

System komputerowego wsparcia zarządzania utrzymaniem ruchu.

Dlaczego warto wdrożyć system CMMS?

System CMMS wspiera dział utrzymania ruchu w Twoim zakładzie. Wspiera także procesy związane z zachowaniem ciągłości produkcji i ułatwia wdrażanie optymalizacji w obszarze produkcji. Pozwala na automatyzację wielu procesów i jest początkiem cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa.

Czy system EAM i CMMS  to jest to samo?

System EAM – z ang. Enterprise Asset Management (zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa) poza zarządzaniem parkiem maszynowym, pozwala na zarządzanie całym fizycznym majątkiem przedsiębiorstwa (budynki, infrastruktura techniczna).

Często możesz się spotkać z występowaniem tego terminu obok CMMS, ale większość dostępnych systemów CMMS posiada już w sobie funkcjonalności EAM. 

Dla jakiej wielkości firmy opłaca się wdrożyć CMMS?

System CMMS warto wdrożyć w każdej firmie, która ma własną infrastrukturę maszynową i chciałaby zoptymalizować swoje nakłady w tym obszarze. Na rynku są dostępne systemy przeznaczone dla nawet jednego stanowiska roboczego.

W jaki sposób system CMMS wspiera utrzymanie ruchu?

System CMMS umożliwia pierwsze kroki w cyfryzacji działu utrzymania ruchu i zwiększenie produktywności parku maszynowego, przede wszystkim dzięki wsparciu w trzech płaszczyznach:

1) Zapewnienie dostępu do informacji z każdego miejsca: system pozwala na tworzenie bazy danych, na podstawie których tworzone są różnego rodzaju raporty, umożliwiające podejmowanie decyzji w oparciu o fakty.

2) Zwiększenie skuteczności działu UR: komunikacja na linii Dział Produkcji – Dział UR jest zdecydowanie szybsza i bardziej efektywna, a wszystkie dane potrzebne pracownikom utrzymania ruchu do wykonywania działań są dostępne pod ręką.

3) Racjonalne planowanie działań (zarówno tych długoterminowych jak i nagłych) – w każdej chwili możesz sprawdzić obłożenie pracowników, czasochłonność poszczególnych zadań oraz dostępność wymaganych zasobów.

 

O firmie Profesal

Profesal od ponad 10 lat produkuje i wdraża innowacyjne rozwiązania informatyczne pozwalające na cyfryzację obszaru utrzymania ruchu z wykorzystaniem narzędzi LEAN, w powiązaniu z innymi systemami używanymi w przedsiębiorstwie, w celu zwiększenia produktywności całego zakładu.