Automatyzacja działania magazynu części zamiennych – wykorzystanie systemu CMMS w gospodarce magazynowej utrzymania ruchu

Aby usprawnić obsługę procesową magazynu w tych obszarach kierownik działu utrzymania ruchu powinien odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań:

• Jakie są typowe problemy magazynów technicznych?
• Jak ułatwić monitorowanie rozchodów części zamiennych oraz inwentaryzacje magazynów?
• Jak zautomatyzować procesy zamówień oraz przyjęć?
• Jak wyciągać wnioski w celu optymalizacji i zmniejszenia kosztów?

W tym artykule spróbujemy odpowiedzieć na te pytania oraz podamy przykłady jak system CMMS może usprawnić zarządzanie magazynem technicznym części zamiennych.

Problemy związane z gospodarką częściami zamiennymi z perspektywy utrzymania ruchu.

Utrzymanie ruchu odpowiada za wiele procesów niezbędnych dla poprawnego działania zakładu oraz zapewnienia jak najwyższej dostępności technicznej maszyn i urządzeń. Jednym z nich jest zarządzanie magazynem technicznym, które niesie ze sobą wiele wyzwań.

Zaczynając od początku: wiele firm boryka się z problemem niedokładnego lub całkowitego braku monitorowania rozchodów części zamiennych, przez co pracownicy nie mają ich wtedy, kiedy realnie są im potrzebne np. w sytuacji awarii kluczowej dla funkcjonowania zakładu maszyny. Takie sytuacje powodują przedłużanie się przestojów i generują znaczne straty finansowe

Problemy z dostępnością części pojawiają się również ze względu na niewłaściwe monitorowanie stanów minimalnych czy nawet ich brak, co może prowadzić do analogicznych, jak w przypadku rozchodów części zamiennych, problemów. Brak odpowiednich stanów minimalnych może m.in. wiązać się z koniecznością złożenia pilnego zamówienia u dostawcy, co często oznacza dużo wyższe koszty niż przewidywane. Jeżeli nie ma ustalonych stanów minimalnych, dochodzi do sytuacji, w której dane części się skończyły, a my o tym nie wiemy.

Brak widocznej lokalizacji części w magazynie może doprowadzić do szeregu problemów związanych z czasem przedłużającego się poszukiwania ich gdy nagle okazują się bardzo potrzebne. Wiąże się to oczywiście z wydłużeniem czasu trwania awarii i kosztów z nimi związanych. W skrajnych przypadkach pracownicy z powodu dezorientacji, zgłaszają zapotrzebowanie na części, które są w magazynie, ale nie mogą ich znaleźć. To prowadzi do niepotrzebnych zamówień oraz marnotrawstwa kluczowych zasobów.

Brak kategoryzacji części, czy to w kontekście szybkości ich rotowania, czy też krytyczności, utrudnia podejmowanie decyzji zakupowych w wyniku niekompletnych i nieprecyzyjnych informacji.

Brak jasnych wytycznych dotyczących procesu zamawiania może powodować problemy związane z przedłużającymi się dostawami, niedokładnymi przyjęciami a nawet brakiem przejrzystości finansowej, w wyniku niezorganizowanego i chaotycznego procesu.

Bez informacji o rozchodach, trudno jest dokonać szczegółowej analizy kosztów – może to utrudniać planowanie budżetu i podejmowanie decyzji finansowych. Bez danych o tym, jaki procent kosztów stanowią części, trudno jest zidentyfikować obszary, które mogą być optymalizowane w celu oszczędności i planowania budżetu.

Jak systemy CMMS pomagają w rozwiązywaniu problemów magazynów technicznych?

Systemy CMMS oferują standardy działań prewencyjnych oraz procedury obsługi awarii. Umożliwiają też generowanie niezbędnej dokumentacji. Jednym z takich standardowych procedur jest rejestracja wykorzystania części zamiennych. Najczęściej jest ona powiązana z samym procesem wykonywania zdarzeń oraz wymaga rejestracji tego, jaka część została wykorzystana. Można jej dokonywać na przykład przez wykorzystanie kodów QR lub kodów kreskowych.

Dzięki temu wszystkie procedury są ustandaryzowane, nie potrzeba dodatkowej dokumentacji w formie pisemnej, a wszelkie informacje o zużyciu oraz zmianach stanów są dostępne w historii.

Przykład: Podczas działań dążących do rozwiązania awarii, system pyta, czy pracownik potrzebuje jakichś części. Po rozpoznaniu maszyny, której dotyczyło dane zdarzenie, system podpowiada przykładowe części. Pracownik udaje się do magazynu, następnie skanuje kod QR umieszczony na danej części lub półce oraz zapisuje, ile części pobrał. Automatycznie zliczana jest pobrana z magazynu ilość części, następnie generowana jest dokumentacja, zdjęcia oraz naliczane są koszty konkretnej maszyny lub MPK.

Systemy zapisują wiele informacji niezbędnych do poprawnego wsparcia magazynierów, ale też techników. Podstawowe informacje dotyczą dostępności, kategoryzacji części, lokalizacji fizycznej w magazynie, maszyn, do których części pasują oraz niezbędnych stanów zamówień. Przy osiągnięciu stanów minimalnych najczęściej o takiej sytuacji informowani są kierownicy oraz osoby odpowiedzialne za magazyny.

Dzięki temu technicy mają dostęp do niezbędnych informacji i nie tracą czasu na poszukiwanie części w magazynie. Dodatkowo, dostępność części w magazynie jest na bieżąco monitorowana, a wszelkie braki wychwytywane są na bieżąco, co pozwala na odpowiednio wczesną reakcję.

Przykład: Technicy na bieżąco mają dostęp nie tylko do części zamiennych do konkretnych maszyn i innych obiektów, ale również podglądu stanów wszystkich części w magazynie. System po pobraniu automatycznie weryfikuje stany i warunkuje dalsze działania na ich podstawie (dotyczy to nie tylko stanów minimalnych, ale i maksymalnych). Może dodatkowo informować o zmianach w rezerwacjach części wynikających np. z planowanego remontu. W razie wykrycia potrzeby zakupu całkowicie nowej części, technicy mogą zgłosić zapotrzebowanie do działu zakupów wraz z niezbędnymi informacjami.

Systemy na podstawie wyżej wymienionych stanów potrafią automatycznie przypominać o niezbędnym zamówieniu oraz generować gotowe szablony maili do dostawców. Ważną informacją jest możliwość śledzenia zamówienia oraz późniejszych możliwości przyjęcia dostawy do magazynu.

Dzięki temu wszystkie procesy magazynów technicznych są zapisywane, statusy zamówień są na bieżąco monitorowane, a sam dział UR ma wszystkie narzędzia w jednym rozwiązaniu.

Przykład: W momencie osiągnięcia minimalnego stanu zamówienia, systemy informują wybrane osoby i generują zamówienie do dostawcy, w oparciu o zarejestrowane dane. Po tym procesie pracownik otrzymuje potwierdzenie wysłania zamówienia przez przełożonego. Później rejestrowane jest zamówienie wraz z przewidywanym terminem dostawy. Ostatnim krokiem jest przyjęcie części do magazynu oraz zasilenie stanów.

Możliwości integracji CMMS z systemami ERP

Często poruszanym tematem przy omawianiu obsługi magazynów technicznych w systemach CMMS jest możliwość integracji z obecnymi w organizacji programami ERP (Enterprise Resource Planning). Integracja może być rozumiana jako wyrównanie danych między jednym a drugim systemem lub rozpoczęcie procesu w jednym systemie i przekazanie go do drugiego.

Skutki integracji z ERP obejmują optymalizacje kosztowe, eliminację powielania procesów oraz zapewnienie spójności danych w obu systemach. Systemy CMMS umożliwiają dokładne rozdzielenie kosztów na komponenty obiektów technicznych, co jest zbędne z punktu widzenia systemu ERP.

Innym ważnym aspektem jest to, że dział techniczny pracuje głównie na systemie CMMS. Takie rozwiązanie umożliwia automatyzację procesów poprzez rozdzielenie działań między pracownikami, eliminując „przezbrojenia” pomiędzy dwoma systemami.

Przykład: Pracownik działu utrzymania ruchu pobiera części zamienne podczas awarii przez aplikację mobilną. System CMMS wysyła informacje o zdjęciu części i pomniejszeniu dotychczasowego stanu w systemie ERP. Zapisywana jest wtedy informacja: w jakim celu i ile części zostało pobranych. W przypadku zamówienia wszystkie ważne dane zapisywane są w systemie CMMS, a do systemu ERP przesyłane jest prawie gotowe zamówienie. Wymaga jedynie biznesowego przypisania przez kierowników lub dział zakupów.

Możliwości optymalizacji na podstawie danych w systemie CMMS

Jednym z przykładów takich optymalizacji są raporty zużycia oparte na Analizie Pareto, które pozwalają identyfikować najczęściej używane części zamienne i podejmować odpowiednie działania zarządcze. Dzięki temu, firmy mogą skupić swoje wysiłki na zarządzaniu kluczowymi częściami, co może prowadzić do znacznych oszczędności.

Modyfikacja stanów na podstawie historii: System CMMS jest w stanie monitorować zużycie części zasobów w określonym czasie, co umożliwia analizę trendów i optymalizację stanów magazynowych. Na przykład, jeżeli określone części są często zużywane w danym okresie, system może sugerować zwiększenie zapasów na ten czas.

Przewidywanie zapotrzebowania w kontekście analizy prewencyjnej: System CMMS może wspierać w planowaniu przeglądów i wymiany części. Może on generować automatyczne przypomnienia o konieczności zakupu części na podstawie historii zużycia i harmonogramu przeglądów. Ponadto, jeżeli po przeglądzie wystąpi awaria wymagająca użycia określonej części (np. UHT), system postara się przewidzieć, że taka sytuacja może się powtórzyć i zasugeruje zamówienie dodatkowych części.

Planowanie budżetów na części: System CMMS jest w stanie monitorować wykorzystanie części, co umożliwia precyzyjne planowanie budżetu. Można uwzględnić czynniki takie jak inflacja, eksploatacja parku maszynowego i jego planowane powiększenie.

Optymalizacja procesu zamówienia na podstawie historii współpracy z dostawcą: Jeżeli dostawca ma długi czas dostawy, system CMMS może wspierać w planowaniu zamówień tak, aby były one składane odpowiednio wcześnie, zanim stan magazynowy spadnie poniżej minimum. System może przewidywać, kiedy to nastąpi, na podstawie historycznego zużycia części w konkretnych okresach.

Podsumowując

W konkurencyjnym środowisku przemysłowym, efektywne zarządzanie magazynem technicznym i częściami zamiennymi jest kluczowym elementem skutecznego utrzymania ruchu. Dzięki systemom CMMS, firmy mogą zoptymalizować procesy związane z gospodarką częściami, minimalizując przestoje maszyn i zwiększając wydajność produkcji. Jednocześnie, integracja CMMS z systemami ERP oraz wykorzystanie zaawansowanych funkcji analizy danych pozwalają na jeszcze efektywniejsze zarządzanie zasobami i redukcję kosztów operacyjnych.

Poza tym systemy oferują również inne rozbudowane funkcje, jak inwentaryzacje za pomocą urządzeń mobilnych, integracje z innymi systemami magazynowymi czy automatyczne indeksowanie i predykcje zużycia części dla konkretnych awarii. Podstawą jednak jest początkowe określenie standardów i dostosowanie systemu CMMS do potrzeb organizacji.

TPM w polskich firmach w 2024 roku: Wykorzystanie CMMS jako kluczowego narzędzia wdrożenia

Rosnące znaczenie TPM w polskich firmach

W polskim środowisku przemysłowym, strategia Total Productive Maintenance (TPM) nabiera coraz większego znaczenia. Liczba firm w Polsce wdrażających TPM systematycznie rośnie. Według raportu Polskiego Instytutu Lean Manufacturing, w 2023 roku 70% firm produkcyjnych deklarowało, że wdrożenie TPM będzie kluczowym elementem ich strategii utrzymania ruchu. Wskazuje to na wyraźne zainteresowanie tą koncepcją i jej rosnące znaczenie dla polskich przedsiębiorstw. Firmy w Polsce wdrażają TPM w różnych celach. Przede wszystkim dążą do poprawy wydajności produkcji, zmniejszenia strat i kosztów oraz zwiększenia konkurencyjności na rynku. Często ważny jest również aspekt edukacyjny, związany z większym zaangażowaniem pracowników, z różnych działów firmy, w zakresy odpowiedzialności utrzymania ruchu.

Przypomnienie o założeniach TPM

TPM, które jest jedną z odmian filozofii Lean Manufacturing, opiera się na założeniu ciągłej optymalizacji procesów. Skupia się przy tym na zwiększaniu zaangażowania pracowników w wybranych dziedzinach utrzymania ruchu. Głównym celem TPM jest osiągnięcie możliwie maksymalnej efektywności produkcji poprzez minimalizację strat, związanych z nieplanowanymi przestojami, zwiększenie poziomu jakości wyrobów gotowych oraz zapewnienie bezpieczeństwa pracy poprzez zaangażowanie pracowników.

Należy pamiętać, że TPM obejmuje również założenia związane z:

• Nadawaniem autonomii pracownikom w zakresie utrzymania ruchu. Umożliwia podejmowanie decyzji i działań pozwalających na wykonywanie niektórych czynności konserwacyjnych przez operatorów.
• Tworzeniem harmonogramów działań konserwacyjnych i wymian komponentów terminowych. Dostarcza również wszystkie informacje kluczowe do realizacji działań.
• Optymalizacją działań prewencyjnych. Obejmuje harmonogramowanie prac pozwalające minimalizować ryzyko awarii na bazie danych historycznych oraz aktualnych stanów maszyn.
• Zapewnieniem i utrzymaniem jakości. Pozwala na stałą kontrolę i monitorowanie procesów oraz umożliwia dbanie o odpowiednie parametry jakościowe na każdym etapie produkcji.
• Skuteczną komunikacją między działami. Zapewnia płynny przepływ informacji i współpracę między pracownikami z różnych obszarów.
• Stałą weryfikacją i ciągłą edukacją pracowników, również z podstawowych zakresów pracy innych działów.
• Pilnowaniem aktualności procedur oraz budowaniem wśród pracowników świadomości znaczenia ich działań dla całej organizacji.

TPM to nie jedna magiczna technika…

To zmiana mentalności i świadomość wspólnej organizacji!

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o podstawowych założeniach sprawdź nasz wcześniejszy artykuł Poznaj Total Productive Maintenance (TPM), czyli sposób na bezpieczne i efektywne Utrzymanie Ruchu | Biznes i Produkcja (astor.com.pl)

TPM a mentalność pracowników

TPM to nie tylko narzędzie. To przede wszystkim sposób myślenia i postępowania. Dlatego wdrożenie TPM wymaga zmiany mentalności, zarówno pracowników jak i kierownictwa. Kluczowym elementem jest zaangażowanie wszystkich, na każdym szczeblu organizacji. Wiąże się to z budowaniem świadomości – dział produkcji jest odpowiedzialny nie tylko za wielkość produkcji, ale również za swoje miejsce pracy.

Przykład: Nadanie operatorom i brygadzistom odpowiedzialności za czystość maszyn, ich niezawodność oraz pilnowanie czy przechodzą niezbędne do prawidłowego funkcjonowania regularne przeglądy.

Wprowadzenie TPM wymaga otwartej komunikacji między działami. Ważnym elementem jest też edukowanie, z czego rozliczani są pracownicy innych działów i co jest dla nich ważne przy realizacji celów. Buduje to poczucie, że cała organizacja funkcjonuje jak jeden organizm.

Przykład: Spotkania działu produkcji i działu utrzymania ruchu (DUR) obejmujące regularne szkolenia z zakresu utrzymania ruchu dla produkcji, spotkania o aktualizacjach dokumentacji i procedur, spotkania mające na celu wymianę pomysłów na usprawnienia pracy operatorów oraz analizy możliwości wykonania usprawnień przez DUR.

Elementem TPM jest również wzbudzanie u pracowników przekonania, że ich głos jest ważny dla organizacji. Obejmuje to również komunikację z kierownictwem.

Przykład: Pracownicy działu utrzymania ruchu mają przypisane maszyny, za które są odpowiedzialni. Zgłaszają swoje uwagi oraz propozycje do kierowników swojego działu. Ci natomiast przedstawiają uwagi na spotkaniach z pozostałymi kierownikami.

Dlaczego CMMS jest idealnym narzędziem by rozpocząć wdrażanie TPM

Wdrożenie strategii TPM w firmie często zaczyna się od wyboru odpowiedniego narzędzia do zarządzania utrzymaniem ruchu. W tym kontekście System Zarządzania Utrzymaniem Ruchu (CMMS) jest idealnym rozwiązaniem. Dlaczego?

• Spełnia założenia pilnowania oraz standaryzacji procesów związanych z utrzymaniem ruchu. Należy do nich planowanie prewencyjne, jak i konserwacja oparta na stanie (Condition Based Maintenance).
• Pozwala na gromadzenie wszystkich informacji technicznych o maszynach, w tym historii i dokumentacji. Obejmuje to również informacje o częściach zamiennych, a nawet potencjalnej rentowności.
• Automatyzuje proces weryfikacji aktualności dokumentów oraz kwalifikacji pracowników. Rozsyła również powiadomienia do upoważnionych osób.
• Powiadamia odpowiednie działy w firmie. Na przykład, informuje dział utrzymania ruchu, o dodanych awariach i usterkach, dział produkcji o podjętych i zakończonych pracach, dział jakości o miejscach w procesie, gdzie mogą występować potencjalne błędy, a dział BHP o zdarzeniach potencjalnie niebezpiecznych.
• Spektrum raportowe systemów CMMS nie służy tylko do badań efektywności. Pozwala również na weryfikację prac, śledzenie historii zdarzeń, co w rezultacie prowadzi do optymalizacji procesów.

Co istotne, systemy CMMS posiadają specjalne platformy dla konkretnych użytkowników. Dzięki temu każda osoba ma łatwy dostęp do funkcji dotyczącej jej pracy, ale też możliwość wglądu do pozostałych danych w celach edukacyjnych.

Dalsze możliwości użycia CMMS do przyśpieszania wdrożenia TPM

Filarem wdrożenia TPM jest wdrażania metody 5S. Dlatego system CMMS może wspierać nie tylko DUR, ale również operatorów maszyn we wprowadzaniu nowych zasad pracy. System CMMS może oferować takie funkcje jak:

• Lista czynności do wykonania przed pracą
• Podgląd narzędziowni produkcji
• Cyfrowe tablice informacyjne, numery alarmowe czy tablice Kaban

W niektórych przypadkach operatorzy mogą własnoręcznie dokonywać drobnych napraw. Prowadzi to do odciążenia działu UR, co z kolei zwiększa opłacalność pracy całej organizacji.

Innym aspektem jest automatyzacja procesów planowania i harmonogramowania działań konserwacyjnych. Systemy mogą generować zlecania przeglądów/inspekcji na podstawie liczników, spisywanych z maszyn czy obchodów technicznych. Następnie przypomnienia w formie powiadomień systemowych, mailowych czy SMS-owych, trafiają do wykonawców na podstawie ich dostępności w pracy. CMMS informuje również o zaległościach w pracach oraz proponuje alternatywnych wykonawców.

Specjalne raporty dostępne w systemie CMMS pozwalają na wizualizację kompetencji pracowników, w tym poziomu zaawansowania umiejętności ogólnych czy obsługi konkretnych maszyn. Wspierają wykrywanie braków kadrowych oraz proponują nowe koncepcje związane ze szkoleniami. Raporty wspomagają również wykrywanie przyczyn awarii oraz mapowanie zdarzeń zbieżnych. Zapewniają podgląd wykonanych czyszczeń maszyny, a nawet umożliwiają wskazanie najbardziej zaawansowanych operatorów, czyli osób mających potencjał na znaczące wsparcie dla działu technicznego.

Powiązanie nie tylko z filozofią TPM, ale i ze strategią cyfryzacji to zdecydowanie przyszłościowe aspekty systemu CMMS, który wspiera również możliwość integracji systemu z innymi rozwiązaniami w organizacji.

Przy integracji ze SCADĄ (system wizualizujący i nadzorujący przebieg procesu technologicznego lub produkcyjnego) pozwala na automatyczne generowanie zleceń przeglądu na podstawie godzin pracy, przebiegu, a nawet dodatkowych parametrów.

Przy integracji z czujnikami podłączonymi do maszyny (w tym sensorami drgań, temperatury, akustyki) mogą generować automatycznie do systemu zlecania dotyczące usunięcia usterek lub zdarzeń przed-awaryjnych. Przyspiesza to przekazanie informacji oraz pozwala na wizualizację, np. na ekranach w warsztatach utrzymania ruchu.

Przy integracji z systemami ERP (Enterprise Resource Planning) pozwala na automatyczne przesyłanie informacji związanych z planowaniem zasobów przedsiębiorstwa. Obejmuje to przesyłanie danych magazynowych do innych działów, w tym działu zamówień, przesyłanie informacji o zmianach w planie produkcyjnym, dokonanych przez planistów. Niezwykła jest też możliwość projektowania działań optymalizujących na podstawie sumarycznych danych związanych z kosztami, uzyskanych z systemu ERP oraz danych związanych z efektywnością maszyn i pracy, dostępnych w systemie CMMS.

Elastyczność! Jednym z elementów, który najbardziej przyczyni się do przyśpieszenia wdrożenia TPM w organizacji przez system CMMS, jest możliwość modyfikacji parametrów. Pozwala ona na dostosowanie systemu do unikalnych procesów wewnętrznych w organizacji. Pamiętajmy, że pomimo pewnych podobieństw pomiędzy firmami tej samej branży, każda organizacja ma własną specyfikę.  Warto pamiętać o pewnego rodzaju wyjątkowości organizacji, szczególnie gdy tworzymy nowe standardy pracy.

Wdrożenie Total Productive Maintenance (TPM) przy wsparciu Systemu Zarządzania Utrzymaniem Ruchu (CMMS) przynosi realne korzyści dla polskich firm. To nie tylko optymalizacja procesów, to również budowanie kultury ciągłego doskonalenia. Dlatego ważne jest, by zawsze mieć wizję rozwoju. Zainwestujmy w narzędzia, takie jak CMMS, które wspierają nasze cele i umożliwiają osiągnięcie sukcesu. Gotowi na transformację?

Jak zaplanować budżet na cyfryzację działu utrzymania ruchu?

Jeżeli naszym celem jest wdrożenie systemu (np. CMMS) w dziale technicznym należy pamiętać o kilku krokach, niezbędnych do odpowiedniego oszacowania kosztów przedsięwzięcia.

Porady w artykule dotyczą budżetowania systemu CMMS, ale mogą zostać użyte również dla innych systemów.

Skupimy się na opisaniu jakie koszty należy wziąć pod uwagę podczas planowania, jakie mogą być opcjonalne wydatki, które należy rozważyć, jak klarownie przekazać wizję biznesową przedsięwzięcia zarządowi, a dodatkowo, jak w powyższych aspektach może pomóc dostawca systemu CMMS.

Składowe kosztów wdrożenia systemu CMMS

Mówiąc o kosztach wdrożenia systemu, bierzemy pod uwagę standardowe koszty zakupu systemu oraz potencjalne koszty opcjonalne, dodatkowo należy pamiętać o kilku innych czynnikach, które również są ich składowymi.

Koszty Ogólne

Koszty związane z zakupem systemu takie jak licencje na oprogramowanie oraz koszty instalacji. W tym przypadku należy zwrócić uwagę na procesy wewnętrzne i zewnętrzne naszej organizacji. Dla lepszego dostosowania, wielu dostawców oferuje moduły i funkcje dodatkowe, które w najlepszy sposób zoptymalizują wybrane rozwiązanie pod obecny schemat pracy działu technicznego.

Jeżeli system oferuje możliwość dodatkowego dostosowania oprogramowania pod nieujęte w nim elementy procesów w organizacji, dodatkowe raporty dedykowane związane z tak zwanymi funkcjonalnościami na życzenie Klienta. Inną składową, którą możemy zaliczyć do kosztów rozwiązania dla działu UR jest koszt związany z integracją z systemami ERP, MES, SCADA czy czujnikami w celu osiągnięcia Predictive Maintenance.

Koszty dodatkowego sprzętu potrzebnego do optymalnego korzystania z systemu. Przy implementacji rozwiązania opierającego się o mobilne jednostki dla techników, platformy do zgłoszeń dla produkcji czy wizualizacje na telewizorach, trzeba pamiętać o zakupie narzędzi niezbędnych do ich poprawnego działania. Dzięki telefonom czy tabletom technicy mają łatwy dostęp do takich danych jak dokumentacja, historia awarii maszyn, możliwość rejestrowania czasu reakcji czy obsługi kodów QR, która może przyśpieszyć działania.

Koszty infrastruktury IT, czyli podstawy do zainstalowania oprogramowania (w przypadku, gdy chcemy je mieć na naszych serwerach). Przed wyborem systemu należy zorientować się czy mamy odpowiednie serwery, możliwości dostępów domenowych oraz jakie są koszty związane z utrzymaniem tej infrastruktury. W przypadku wdrożenia w chmurze obliczeniowej, warto zapoznać się z cenami utrzymania i eksploatacji takiego rozwiązania.

Powiązane z powyższym koszty wsparcia technicznego oferowane przez dostawcę. W niektórych przypadkach w ramach budżetów planuje się takie koszty na najbliższe lata. Wtedy warto zorientować się, jakie warunki są świadczone w ramach wsparcia (ilość godzin wsparcia, aktualizacje, dodatkowe możliwości) oraz czy dostawca oferuje jakieś warunki gwarancyjne i ile one trwają.

Koszty szkoleń dla użytkowników są ostatnim elementem, który należy rozważyć podczas analizy podstawowych kosztów wdrożenia. Warto również zastanowić się czy takie szkolenie powinno odbywać się w formie fizycznej czy zdalnej, zgodnie z zaawansowaniem i preferencjami zespołu. Dodatkowo, jeżeli istnieje wymaganie zaawansowanych konfiguratorów systemu (osób, które mogłyby samodzielnie wprowadzać zmiany funkcjonalności w systemie) warto zorientować się nad kosztami takich szkoleń u dostawcy.

Koszty opcjonalne

Dodatkowe analizy, audyty czy specyfikacje mogą okazać się przydatne w przypadku, gdy samodzielne sporządzenie specyfikacji wymagań odnośnie do systemu przysparza spore kłopoty. Specyfikacja wiąże się ze stworzeniem grupy roboczej i przyjazdem dedykowanej osoby prowadzącej i koordynującej warsztat, tworzeniem i odpowiednim umiejscowieniem wymagań. Po takim warsztacie powstaje dokument opisujący wszystkie informacje, które mają być widoczne w systemie, przepływy procesów oraz zmiany funkcjonalne, które muszą w nich zajść. W niektórych przypadkach opisywane są dokładne zakresy integracji z innymi systemami oraz ich cele. Działanie to niweluje ryzyko niedoszacowania zakresu dostosowania. Koszt takiego warsztatu również należy wziąć pod uwagę, w trakcie planowania budżetu na wdrożenie systemu CMMS.

Zatrudnienie dodatkowych pracowników również może być kosztem, który należy rozważyć. Zadania, które są do wykonania w ramach początkowego wdrożenia systemu to między innymi spisanie obecnych procesów DUR, inwentaryzacje maszyn, magazynów czy wprowadzanie początkowych danych zebranych do systemu. W niektórych przypadkach firmy proponują tego typu prace nowym pracownikom lub stażystom, czego dodatkową korzyścią jest lepsze zapoznanie się przez nich ze strukturą funkcjonowania zakładu. Jeśli wiemy, że nie mamy zasobów, aby ktoś z dotychczasowego zespołu pełnił funkcje nadzorującego systemem i administratora, dbał o rozwój systemu, szkolenia pracowników, poprawność zapisywanych danych oraz zajmował się optymalizacją i dodawaniem nowych użytkowników, wtedy może okazać się konieczne powitanie nowej osoby w zespole.

Koszty czasu operacyjnego związanego z samym prowadzaniem i monitorowaniem wdrożenia, optymalizacją działań pracowników, przenoszeniem dokumentacji czy nadzorowaniem zaawansowania pracowników w systemie CMMS również powinny być kalkulowane. Zaangażowanie w te czynności zmniejszy dostępność operacyjną kadry zarządzającej, mimo że nie jest to koszt bezpośredni należy go wziąć pod uwagę, aby wdrożenie nie natrafiło na nieprzewidziane przestoje.

Innym kosztem niebezpośrednim, który warto podliczyć jest koszt zarządzania zmianą, a ściślej mówiąc przejścia pracowników z obecnego trybu pracy na pracę w systemie. Można określić, że podczas wdrożenia pracownicy na etapie uczenia się będą działać o 10% mniej efektywnie niż przed wdrożeniem systemu (jest to okres przejściowy, gdyż po zaadaptowaniu CMMS pozwala na skrócenie obecnych czynności).

 

Bufor budżetowy przy wdrożeniu jest równie ważny ze względu na nieprzewidziane koszty. Pozwala nam on na zwinne wprowadzanie zmian w ramach projektu, które mogą wynikać z niedoszacowania ilości użytkowników, zmienności cen sprzętu czy nawet zawansowania modyfikacji systemu do procesów. Jeśli nie zostanie on wykorzystany, zawsze można przerzucić fundusze na inne potrzeby działu utrzymania ruchu.

Ciekawym wykorzystaniem bufora jest użycie go jako systemu premiowania za działanie w systemie dla pracowników, aby w łatwiejszy sposób wdrażać zmianę w dziale technicznym.

Jak przekonać zarząd do wdrożenia systemu CMMS?

Podstawowym wyzwaniem podczas wdrażania systemu CMMS jest problem z przekonaniem do idei zarządów i innych decydentów. Ważne jest w tym przypadku pokazanie uzasadnienia biznesowego projektu.

 

Wizja cyfryzacji wewnątrz organizacji

Jednym z ważniejszych argumentów jest wizja wdrożenia systemu. Dobrze przygotowana i przemyślana powinna zawierać:

• opisanie jak będzie wyglądało przeprowadzenie zespołu przez wdrożenie,
• zdefiniowanie weryfikowanych w trakcie wdrożenia KPI (Key Performance Indicator),
• określenie osób odpowiedzialnych za konkretne obszary,
• pokazanie jak nasza praca będzie wyglądać po zakończeniu wdrożenia systemu,
• wskazanie procesów, które zostaną zautomatyzowane,
• stwierdzenie w jaki sposób zmiana ta wpłynie na przekazywanie informacji w organizacji.

Dodatkowo w ramach wizji powinny być również ujęte plany rozwojowe oprogramowania oraz dopasowanie ich do obecnej strategii cyfryzacji. Do ustalenia wizji można podjeść dzieląc jej całość na etapy działania w trakcie i po projekcie.

Uzasadnienie biznesowe systemu CMMS

Wizja jest ważna, ale z punktu widzenia zarządu ważniejsze jest pokazanie opłacalności przedsięwzięcia. Systemy CMMS pozwalają na podnoszenie wskaźników efektywności utrzymania ruchu poprzez skrócenie czynności planowania i wykonywania działań, zmniejszenie ilości awarii, wydłużenie czasu eksploatacji kluczowych maszyn, a nawet w niektórych przypadkach redukcje nadgodzin i możliwego do uniknięcia serwisu zewnętrznego.

Dobrym narzędziem do uzasadnienia takiego zakupu jest analiza ROI – obliczenie przewidywanego zwrotu z inwestycji w system CMMS. W ramach kalkulacji analizowane są wszystkie koszty wchodzące w skład wdrożenia, a wynikiem jest okres, po którym wdrożenie systemu się zwróci i zacznie przynosić zyski dla organizacji.

Wykaz korzyści niepoliczalnych

W ramach uzasadnienia biznesowego można również stworzyć wykaz korzyści niewymiernych, które są efektem wdrożenia systemu. Przykładem takich spisów może być:

• większy spokój kierownictwa pod kątem nadzorowania prac,
• większa samodzielność techników utrzymania ruchu,
• zwolnienie z pamiętania terminów ze względu na automatyczne przypomnienia systemowe,
• większe możliwości analizy danych dla celów optymalizacji procesów działania parku maszynowego,
• wpływ systemu na ogólny poziom cyfryzacji organizacji.

Nowoczesne technologie mogą mieć też budować markę przedsiębiorstwa i przez to przyciągać talenty.

Jak zebrać dane?

Dane do powyższych punktów dotyczących kosztów oraz uzasadnienia biznesowego nie są wbrew pozorom trudne do wykazania. Jednak skąd je wziąć? W tym momencie przydatne okazuje się odbycie kilku spotkań z dostawcami systemów, aby poznać funkcjonalności rozwiązań dostępnych na rynku, ich ceny i możliwości ewentualnego rozwoju. Trzeba poznać wymagania systemowe oraz porównać je z infrastrukturą dostępną w firmie.

Należy również zastanowić się ilu użytkowników będzie realnie wykorzystywało system, ze względu na to, że systemy obecnie często sprzedawane są w modelu udostępniania kont dla poszczególnych użytkowników.

Warto również zastanowić się czy szkolenia dla użytkowników systemu będą finansowane z budżetu na projekt czy budżetu na szkolenia. Jedną z ważniejszych kwestii jest również zorientowanie się, jak przebiega gwarancja systemu, jakie są jej warunki oraz jaki jest zakres wsparcia, które firma oferuje po zakończeniu czasu jej obejmowania.

Jeżeli chodzi o materiały do uzasadnienia biznesowego warto przeanalizować dane i sprawdzić, jakie są obecnie plany związane z cyfryzacją przedsiębiorstwa. Dzięki temu opracowanie krótkiego opisu wizji wdrożenia oraz późniejszego rozwoju powinno być prostsze. Od dostawcy systemu warto dowiedzieć się, jakie są przewidywane terminy wdrożenia, jak wygląda harmonogram wdrożenia, czy firma oferuje również wsparcie usług doradczych i jakie są ich zakresy oraz ceny, dzięki czemu zaplanowanie kosztów będzie łatwiejsze.

Dane do ROI można zebrać za pomocą wywiadów z osobami, testów migawkowych lub analizy czasów wykonywania prac w danym momencie. Dostawcę warto zapytać o możliwość skrócenia czasów pracy, zmierzenia ilości awarii czy innych pozytywnych aspektów po wdrożeniu.

Jak może pomóc dostawca systemu CMMS?

Nawiązując do powyższych informacji w temacie wykazania kosztów czy potencjału uzasadnienia biznesowego, nieocenionym wsparciem może okazać się dostawca oprogramowania. Przykładowo pomaga on w następujących aspektach:

• Przede wszystkim dostawca już na wczesnym etapie może przedstawić zakres kosztowy systemu rozumiejąc licencje, instalacje wraz ze wstępnym zakresem konfiguracyjnym i integracyjnym. Oczywiście im bardziej szczegółowy, tym wycena będzie bardziej wiarygodna. Rzetelny zakres kosztowy powinien poruszać takie kwestie jak wykazanie kosztów opcjonalnych modyfikacji oraz kosztów późniejszego rozwoju systemu do stanu docelowego (aby rozpocząć wdrożenie niższymi kosztami), koszty szkoleń oraz okresy gwarancji z wykazaniem późniejszych kosztów wsparcia pogwarancyjnego.
• Niektórzy dostawcy mają również w swojej ofercie zakres usług doradczych związanych z audytami potrzeb od systemu CMMS, analizami specyfikacji dostosowania systemu do procesów DUR w organizacji, czy nawet analizy potencjału firmy na cyfryzację, a późniejszym czasie wsparcie pod kątem opracowania strategii zarządzania zmianą w organizacji.
• Firma dostarczająca system CMMS może również zaproponować atrakcyjne warunki finansowania systemu dostosowane do obecnych potrzeb organizacji. Płatności przedpłatowe, płatności etapowe, płatności ratalne, jak dzierżawa albo leasing czy opcje subskrypcji miesięcznej.
• Część dostawców może pomóc w opracowaniu wizji wdrożenia systemu CMMS dzięki doświadczeniu, poznaniu potrzeb DUR organizacji, pokazaniu etapowego podejścia do wdrożenia, zaproponowaniu podziału całości wdrożenia na etapy rozłożone w latach powiązanych ze strategią cyfryzacji przedsiębiorstwa. Ważne jednak, aby taki plan opracowany był w ścisłej współpracy z głównym kierownikiem projektu oraz był on podatny na dostosowanie wedle zmieniających się potrzeb.
• Dystrybutor systemu może we współpracy z Klientem zaproponować analizę ROI, która pozwala na wykazanie opłacalności biznesowej. Należy pamiętać, aby takie wyliczenie zaistniało wymagany jest wsad o obecnych działaniach, które chcemy zoptymalizować systemowo.

Nowoczesny kierownik utrzymania ruchu. Czym się zajmuje?

Czym jest utrzymanie ruchu i kim jest kierownik UR?

Dział utrzymania ruchu, zwany też działem technicznym, za główny cel ma zapewnienie ciągłości procesów produkcyjnych. Jego zadaniem jest pełne wykonanie strategii eksploatacji majątku, czyli najprościej mówiąc, dbanie o jak najbardziej efektywną pracę maszyn produkcyjnych w taki sposób, aby przestoje i awarie zdarzały się jak najrzadziej. W ramach codziennych prac można wyróżnić:

• Planowanie i terminowe wykonywanie prac prewencyjnych,
• Reakcje na nieplanowane przestoje,
• Zarządzanie gospodarką części zamiennych,
• Ewidencję i komunikację zmian struktury obiektów technicznych,
• Zarządzanie dokumentacją techniczną,
• Realizację inicjatyw projektowych,
• Współpracę z dostawcami zewnętrznymi,
• Monitoring mediów,
• Wsparcie BHP,
• Monitorowanie wskaźników z telemetrii oraz KPI.

Więcej o działaniach utrzymania ruchu w artykule Czym zajmuje się nowoczesne Utrzymanie Ruchu i jak wspiera je system CMMS? 

Kierownik utrzymania ruchu zajmuje się koordynacją wszystkich wymienionych wcześniej działań, wsparciem zespołu technicznego oraz planowaniem inwestycji związanych w powyższym zakresem działań.

 

Dodatkowo można również spotkać zakłady produkcyjne, gdzie kierownik UR odpowiada za:

• Monitorowanie przestrzegania oraz aktualizacje standardów i procedur,
• Zarządzanie pracami związanymi z nowymi projektami budowlanymi,
• Zarzadzanie stanem technicznym floty,
• Zarządzanie zużyciem mediów,
• Zarządzanie gospodarką odpadową,
• Zarządzanie bezpieczeństwem środowiska.

Wszystkie powyższe działania można zamknąć w głównym celu jakim jest „dbanie o prawidłową realizację strategii zarządzania majątkiem technicznym”.

Jakie dodatkowe zadania ma kierownik UR w XXI wieku?

W ostatnich latach podejście do działania utrzymania ruchu ulega ciągłej ewolucji, a co za tym idzie kierownicy działu technicznego muszą dostosować się do zmian. Jakie są ich nowe zadania?

Poszukiwanie oszczędności w ramach projektów optymalizacji kosztowych. Najczęściej spotykanym przypadkiem tego działania są projekty oszczędności zużycia mediów. Mowa tutaj o rozmowach z dostawcami, modernizacjach maszyn oraz wykrywaniu nadmiernego zużycia surowców.

Ważnym elementem pracy jest śledzenie nowoczesnych technologii związanych w procesami w organizacji. Monitorowanie rynku dostawców maszyn, szukanie przewag biznesowych związanych z nowymi metodami prowadzenia procesu oraz przykładów modernizacji obecnych urządzeń w celu redukcji awaryjności.

Obecnie duży nacisk wywierany jest na poszukiwanie i rozwijanie nowoczesnych metodyk zarządzania związanych z coraz bardziej efektywną pracą. Często mówi się o wdrażaniu filozofii Lean czy technik zaczerpniętych z metodyki TPM (Total Productive Maintenence) dla usprawniania działania utrzymania ruchu. W niektórych firmach, w ramach nowego podejścia do inicjatyw rozwojowych, można spotkać również wykorzystanie bardziej niestandardowych metod rodem z technik zarządzania projektami, inżynierii odwrotnej czy nawet technik design thinking.

Obecnie, coraz ważniejsze dla nowoczesnego kierownika staje się zarządzanie różnorodnością pokoleń. Nowozatrudnieni to najczęściej osoby w przedziale wiekowym 22 – 28 lat. Pracownicy ci muszą współpracować z osobami nierzadko dwukrotnie starszymi. Mówimy tutaj nie tylko o innych doświadczeniach, ale i innej mentalności. Ważne jest, aby przy relacjach międzypokoleniowych nie było spięć. Najlepszym podejściem jest rozwój w kierunku przyszłości, ale oparty na doświadczeniach i wiedzy z przeszłości.

Analizy techniczno-biznesowe są chlebem powszednim kierowników. Ważne jest jednak, by obecnie uwzględniać aspekt biznesowy w planach rozwoju działu UR. Uzasadnienie biznesowe jest podstawą dobrej inicjatywy projektu rozwojowego. Warto mieć na uwadze zgodność analiz z możliwościami organizacji oraz zweryfikować zgodność ze strategią, nie tylko zarządzania majątkiem, ale i całej organizacji. Czasem można w nich znaleźć pomysły i idee tworzące nowe pole działania.

Nowocześni kierownicy zajmują się również wdrażaniem rozwiązań wspomagających pracę działu. Obecnie nikogo nie dziwi już, że wiele maszyn ma wbudowane czujniki. Trzeba jednak odpowiednio wykorzystać sygnały wysyłane przez nie dla celów zwiększania dostępności parku maszynowego. Dzięki nim możemy rozpocząć pracę w trybie predykcyjnym, pozwalającym przewidywać bieżące usterki i nieplanowane przestoje, a także zdarzenia nieco bardziej oddalone w czasie. Innymi rozwiązaniami często stosowanymi przez firmy z nowoczesnym kierownictwem są systemy SCADA oraz CMMS.

Przykładowe postawy kierowników technicznych

Współcześni szefowie komórek odpowiadających za utrzymanie ruchu kierują się różnymi wartościami. W zależności od tego jakie one są, można zaobserwować wśród nich różne postawy. Oto najczęstsze z nich:

Zarządzający – daje ludziom pracować, bo wie, że ma odpowiednich specjalistów. Zajmuje się motywowaniem swoich specjalistów, dostarczaniem im odpowiednich narzędzi, biorąc pod uwagę ich zdanie, tworzy środowisko bezpieczne i pozwalające na stabilny rozwój. Charakteryzuje się dużą komunikatywnością, umiejętnościami motywowania pracowników oraz łatwością w zjednywaniu sobie ludzi z różnych poziomów organizacji.

Doradczo-analityczny – zna wszelkie procedury, opiera decyzje na analizach oraz jest w stanie dynamicznie podchodzić do rozwiązywania sytuacji. Ceni sobie możliwość doradzania pracownikom, decyzje opiera na doświadczeniu, badaniach oraz kalkulacjach opłacalności oraz ryzyka. Charakteryzuje się analitycznym podejściem do podejmowania decyzji, ostrożnością oraz umiejętnością rozwijania problemów poprzez szybką analizę.

Aktywny – techniczny – bezpośrednio zajmuje się przezbrajaniem maszyn razem ze swoimi ludźmi, zna całość parku maszynowego oraz jest w stanie sam podejmować prace związane z modernizacjami, uruchomieniami czy nawet tematami związanymi automatyzacją. Charakteryzuje się dużą wiedzą praktyczną, łatwością delegowania konkretnych prac oraz dużym zaangażowaniem w prace z technikami.

Wizjoner – skupiony jest na ciągłym rozwoju działu, opracowywaniu wizji zmian w organizacji, Cechuje go łatwość w podchodzeniu do zmiany oraz wysoka adaptacją do nowych sytuacji. Często inicjuje projekty rozwojowe. Może liczyć na wsparcie innych osób w cyklu zarządzania zmianą, ponieważ umie przekonywać innych do nowych idei.

U wielu kierowników można spotkać miks cech charakterystycznych dla wszystkich powyżej opisanych postaw. 

Jakie narzędzia mogą wspierać nowoczesnych kierowników?

Nowocześni kierownicy utrzymania ruchu wspierają się rozwiązaniami, które dają im przewagę podczas realizacji założeń strategii działu technicznego. Przykładowe rozwiązania używane w rozwojowych działach technicznych to:

Systemy SCADA – pozwalające na wizualizacje parku maszynowego, śledzenie aktualnych stanów maszyn, śledzenie parametrów procesu produkcyjnego oraz archiwizację danych o zdarzeniach mogących prowadzić do awarii. Za pomocą SCADY można również weryfikować przestoje i błędy produkcyjne.

Systemy BI – systemy do przetwarzania i wizualizacji danych o procesie. Dane te mogą być analizowane pod kątem czasów reakcji, kluczowych zdarzeń, priorytetyzacji oraz porównywane do ogólnego wskaźnika OEE dla celów wykrycia zależności pomiędzy awariami i ich kategoriami, częstotliwością przeglądów, a nawet szczegółów związanych z datami zakupionych części.

Systemy EMS – systemy te monitorują miejsca zużycia energii dla konkretnych urządzeń, pozwalają na śledzenie i kontrolowanie zużycia nakładów energetycznych, weryfikowania oraz daje podstawowe dane do działań związanych z optymalizacją energetyczną w przedsiębiorstwie.

Systemy CMMS, czyli najbardziej popularne i najczęściej wybierane rozwiązanie, jeżeli mówimy o pomocy dla utrzymania ruchu. Oprogramowanie to daje pełne spektrum opcji wspierania prac działów technicznych.

 

Systemy CMMS oferują specjalne platformy dla różnych użytkowników dostosowane do ich wymagań. Wszystkie są ze sobą połączone, dzięki czemu możliwe jest automatyczne aktualizowanie niezbędnych danych.

Najczęstsze problemy działów utrzymania ruchu. Jak sobie z nimi radzić?

Główny cel istnienia działu utrzymania ruchu można opisać też jako ciągłe zapewnianie zadowalającego poziomu dostępności technicznej maszyn dla celów produkcyjnych. Aby go osiągnąć działy utrzymania ruchu realizują wiele pracochłonnych działań:

• Interweniują w przypadku, gdy maszyny w wyniku awarii nagle przestają działać.
• Prewencyjnie prowadzą cykliczną weryfikację stanu maszyn i usuwają drobne usterki, gdy te się pojawią.
• Zarządzają dostępnością części zamiennych niezbędnych do napraw i wprowadzania usprawnień;
• Zarządzają ciągłą ewidencją danych technicznych dotyczących maszyn;
• Monitorują wskaźniki KPI związane z efektywnością utrzymania ruchu.

Dodatkowo, na przestrzeni lat można było obserwować systematyczne rozszerzanie zakresu podstawowych działań utrzymania ruchu między innymi o:

• zarządzanie infrastrukturą, a więc budynkami oraz pozostałymi obiektami technicznymi;
• monitorowanie i optymalizacja zużycia mediów;
• zarządzanie i usprawnienie współpracy z dostawcami zewnętrznymi;
• wspieranie działów BHP pod kątem dostępności i komunikacji w zakresie informacji dotyczących parku maszynowego;
• wdrażanie nowych metodologii opartych na współpracy produkcji i utrzymania ruchu (np. TPM);
• planowanie działań predykcyjnych w oparciu o ciągłe monitorowane parametrów maszyn.

Obecne trendy widoczne w obszarze cyfryzacji przedsiębiorstw sprawiają, że ten zakres obowiązków jest w dalszym ciągu rozbudowywany, między innymi o:

• monitorowanie danych dotyczących pracy maszyn zbieranych za pomocą czujników;
• monitorowanie procesów technologicznych z wykorzystaniem systemów  SCADA;
• wdrażanie i nadzorowanie procesów automatyzacji i robotyzacji.

Przykładowe wyzwania i problemy działu utrzymania ruchu

Zwiększająca się ilość działań, planowanych przeglądów, obchodów, inspekcji oraz działań zakontraktowanych firm zewnętrznych, przy ograniczonych zasobach, nierzadko prowadzi do pojawienia się problemów z terminowością. Zazwyczaj planowanie i pilnowanie by zadania prewencyjne były realizowane w terminie spoczywa na barkach jednej osoby. Bez dodatkowych przypomnień, nie tylko dla planisty, ale i samych wykonawców, narastają zaległości, które zwiększają ryzyko awarii.

Często można spotkać się też z sytuacją, w której dział produkcji przesyła niekompletne opisy awarii. Zdarza się, że brakuje wstępnej analizy, zdjęć miejsca awarii czy dokładnego opisu sytuacji. Niekiedy problemem  jest komunikacja. Zdarza się bowiem, że informacje nie trafiają bezpośrednio do działu utrzymania ruchu, tylko przechodzą przez kilka kolejnych instancji. W rezultacie wydłuża się czas reakcji na potencjalne zagrożenia.

Utrudnieniem dla działu technicznego jest bez wątpienia sytuacja, w której dokumentacja przechowywana jest w formie papierowej. Archiwa zazwyczaj nie są wówczas „po drodze”, a same dokumenty czasem bywają nieczytelne. Dodatkowo, gdy w krótkim czasie podejmuje się wiele działań naprawczych, ich historia nie jest nawet zapisywana. Skutkuje to sytuacją, w której pracownicy „wywarzają otwarte drzwi”, bo brakuje informacji na temat wcześniejszych udanych i nieudanych prób rozwiązania podobnego problemu.

W wielu przypadkach źródłem kłopotów jest mocno niedoskonały nadzór nad magazynem części zamiennych (a czasem nawet jego brak). Części są stale pobierane, a osoba odpowiedzialna za zamówienia dowiaduje się o brakach w magazynie w ostatniej chwili, gdy już półki są prawie puste.

Wiele działań optymalizacyjnych opiera się na przeczuciach budowanych na podstawie bieżących  obserwacji. Przez to, że dane często nie są przez nikogo gromadzone, nie ma czego analizować. W rezultacie bardzo często nie można wykazać rzeczywistej rentowności maszyn, a zbadanie, dlaczego doszło do  awarii wymaga dużego nakładu prac.

Przyczyny źródłowe problemów utrzymania ruchu

Jedną z przyczyn źródłowych powyższych problemów jest brak procedur działania nie tylko w obrębie utrzymania ruchu, ale też innych działów, co uniemożliwia skuteczną komunikację. Problem ten uwidacznia się, gdy brakuje standardów przekazywania informacji o zdarzeniach nieplanowanych, brakuje procedur planowania i powiadomień o działaniach, szablonów rejestrowania pobrań części na poczet działań. Gdy nie ma ustalonych odgórnie zasad pracownicy pozbawieni są dostępu do danych. Pojawiają się przeoczenia i dezinformacja.

„Klątwa wiedzy” to kolejne źródło problemów. Zagrożenie pojawia się, gdy doświadczeni pracownicy, są przekonani, że „wiedzą najlepiej” co trzeba zrobić, ponieważ brali już udział w wielu naprawach maszyn.  Często ich wiedza, rzeczywiście jest bezcenna, ale w momencie, gdy pojawiają się nowe wyzwania, nie zawsze da się polegać wyłącznie na rutynie. Dodatkowo im więcej podejmuje się działań, tym trudniejszy jest próg wejścia dla nowych pracowników. Kadra o bardzo dużej wiedzy przestaje zapisywać „oczywiste” informacje, jak przyczyna awarii czy sposób jej rozwiązania. Przestaje aktualizować dokumentację po drobnych zmianach i modernizacjach.

W wielu przypadkach przyczyną problemów jest po prostu brak odpowiednich, specjalistycznych narzędzi wspierających planowanie, komunikację oraz monitorowanie i nadzorowanie realizowanych działań. Przechowując wszystkie dane w kilku plikach Excel, mamy poczucie pozornej kontroli. Taka strategia  wymaga jednak stałej czujności, najczęściej ze strony jednej osoby, której pamięć może z czasem okazać się zawodna.

Jak można przeciwdziałać problemom pojawiającym się w Utrzymaniu ruchu?

W celu przeciwdziałania problemom pojawiającym się w utrzymaniu ruchu przydatne okazuje się wyznaczenie standardów i wzorów podejmowania działań przez pracowników.

Dodatkowo dobrze jest precyzyjnie określić działania związane z analizą krytyczności maszyn, określenie minimalnych i maksymalnych stanów magazynowych oraz reguł codziennych działań (zapisu danych, rejestracji wykonanych prac naprawczych, rejestru pobrań części potrzebnych do serwisowania maszyn), jak również wzorów przepływu informacji. Dodatkowym poziom zabezpieczenia może przynieść nadanie pracownikom odpowiedzialności za konkretne obiekty techniczne.

Innym sposobem zaangażowania zespołu i poprawienia efektywności działu technicznego jest przypisanie do pracowników, zależnie od pełnionego stanowiska, wskaźników efektywności, dotyczących takich obszarów jak zaległości w zaplanowanych przeglądach czy czas usuwania awarii. Takie podejście można połączyć z systemem premiowania za podejmowanie wyzwań usprawniających pracę działu. Szansa na premię za bezawaryjność pracy lub szybką reakcję może na przykład sprawić, że pracownicy będą zwracać większą uwagę na stan maszyn oraz przekonywać produkcję do szybszego kontaktu, gdy tylko pojawią się wczesne symptomy awarii (hałas, drgania oraz inne odstępstwa od normy).

Najpopularniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu CMMS dostosowanego do potrzeb organizacji. Systemy te wspierają nie tylko planowanie, ale i komunikację, archiwizację, dostępność danych, jak i samo wykonanie prac, nie wspominając o automatycznym raportowaniu.

Jak systemy CMMS rozwiązują problemy utrzymania ruchu?

Systemy CMMS nakładają standardy na organizację. Proces tworzenia procedur jest efektem współpracy klienta i dostawcy rozwiązania CMMS.

System ma specjalne procedury dla większości obszarów aktywności działów utrzymania ruchu:

• Komunikacji z liniami produkcyjnymi
• Działania w przypadku akcji prewencyjnych
• Działania w przypadku akcji reakcyjnych
• Zapisywania historii oraz wykorzystania historycznych danych
• Monitorowania stanów magazynowych
• Raportowania
• Postępowania w procesie tworzenia analiz i optymalizacji

Systemy CMMS oferują również specjalne platformy dla różnych użytkowników dostosowane do ich wymagań. Wszystkie są ze sobą połączone, dzięki czemu możliwe jest automatyczne aktualizowanie niezbędnych danych. Niektóre systemy oferują spersonalizowane platformy z dostępem do dokumentacji, historii zdarzeń, podglądem stanów magazynowych czy nawet dodatkowymi materiałami szkoleniowymi dla operatorów oraz techników.

Dane dostępne są z poziomu różnych urządzeń, takich jak komputer, tablet, telefon czy nawet panele dostępne przy maszynach. Równie ważne jest też to, że dane w systemie są ze sobą bezpośrednio powiązane, dzięki czemu w łatwy sposób mamy dostęp do wszystkich interesujących nas informacji dzięki kilku kliknięciom.

Systemy CMMS oferują również nadzór i monitorowanie danych. Wszelkie działania produkcji oraz techników mogą być odzwierciedlane w systemie, a ich efekty automatycznie zapisywane. Dzięki temu CMMS może generować powiadomienia a w nagłych sytuacjach raporty stanów. Niekiedy może nawet podpowiadać działania mające na celu optymalizację pracy. Wszystko to sprawia, że choć problemy działu utrzymania ruchu nie znikają, ich lista jest zdecydowanie krótsza.

Czym zajmuje się nowoczesne Utrzymanie Ruchu i jak wspiera je system CMMS?

Zarówno odpowiednia kalkulacja zysków i strat, jak i działania profilaktyczne, pomagają maksymalnie wykorzystywać park maszynowy, zmniejszając ryzyko nieplanowanych przestojów. Jak wiadomo, przerwy w produkcji generują wysokie straty, co prowadzi do pogorszenia sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa oraz utraty jego konkurencyjności.

Wprawdzie działania profilaktyczne, takie jak inspekcje oraz przeglądy prowadzone przez dział Utrzymania Ruchu, również generują koszty, niemniej jednak są one mniejsze od kosztów wynikających ze wstrzymania produkcji. Obecnie działania te wspierane są przez nowoczesne narzędzia, które w znacznym stopniu przyczyniają się do zwiększenia wydajności codziennej pracy działu Utrzymania Ruchu. Właśnie dlatego tak ważny jest bilans zysków i strat, dotyczący wszystkich czynności wykonywanych przez Utrzymanie Ruchu.

Czym jest Utrzymanie Ruchu?

Dział Utrzymania Ruchu (UR) wiąże się bezpośrednio z produkcją, nie oznacza to jednak, że jest podległy działowi produkcji. Łączy je wspólny cel: zapewnienie ciągłości procesów produkcyjnych.

Dział Utrzymania Ruchu, nazywany bywa też działem technicznym. Jego zadaniem jest pełne wykonanie strategii eksploatacji majątku, czyli najprościej mówiąc, dbanie o jak najbardziej efektywną pracę znajdujących się na produkcji maszyn w taki sposób, aby przestoje i awarie zdarzały się jak najrzadziej.

W praktyce dział Utrzymania Ruchu wykonuje ogrom czynności: od sprawowania dozoru technicznego i zarządzania cyklem życia obiektów (maszyn, urządzeń, infrastruktury, instalacji), poprzez nadzorowanie prac zwiększających efektywność działań parku maszynowego, aż po monitorowanie rentowności maszyn czy zgodności prac z obowiązującymi przepisami.

Co jednak najważniejsze, z perspektywy współpracowników z innych działów, prace UR wiążą się z logistyką, a także relokacjami kluczowych maszyn (a nawet całych linii), w celu zapewnienia bezpieczeństwa ludziom i środowisku.

Aby praca służb Utrzymania Ruchu była wydajna, cały dział ma określoną strukturę organizacyjną – płaską lub hierarchiczną. Poniżej zobrazowaliśmy role i poziomy przykładowej struktury. Warto jednak pamiętać, że jest to tylko jedna z możliwych opcji, w każdej firmie taka struktura może wyglądać inaczej.

Za co odpowiada Utrzymanie Ruchu?

Główna odpowiedzialność służb Utrzymania Ruchu to realizacja wcześniej ustalonej strategii zarządzania technicznego, w której skład wchodzą misja, wizja, cele i plan zarządzania majątkiem.

Aby zrealizować tę strategię, potrzebny jest szereg codziennych zadań, jakie mają do wykonania służby Utrzymania Ruchu.

Do najważniejszych z nich należy nadzorowanie pracy maszyn i urządzeń, wykorzystywanych aktualnie do produkcji. Pracownicy SUR sprawdzają, czy narzędzia pracy użytkowane są zgodnie z przeznaczeniem, a jeśli zauważą odstępstwa od normy – edukują. Działania te związane są ściśle z zapewnieniem bezpieczeństwa pracownikom i z ochroną samych maszyn.

W realizacji tego zadania znaczącą rolę pełnią dwie kwestie: prowadzenie kompletnej dokumentacji oraz rzetelne zarządzanie informacjami dotyczącymi majątku firmy, które są przekazywane wewnątrz przedsiębiorstwa. Informacje te muszą być zgodne z przyjętymi dyrektywami, standardami oraz normami obowiązującymi w branży. Co ważne, dane powinny być przejrzyste i łatwo zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych.

Jeśli firma posiłkuje się środkami outsourcingowymi w zakresie podtrzymania prawidłowego stanu infrastruktury technicznej, służby Utrzymania Ruchu odpowiedzialne są za stały kontakt z kontrahentami oraz nadzorowanie wykonywanych przez nich prac.

Oprócz kwestii typowo operacyjnych, służby UR skupiają się także na osiąganiu jak najwyższej dostępności technicznej maszyn i urządzeń. W tym celu stosują techniki prowadzące do skrócenia czasu przestojów, zarówno tych planowanych, jak i nieplanowanych.

Aby wypracować właściwe techniki niezbędne jest analizowanie danych historycznych. W związku z tym, dział Utrzymania Ruchu odpowiada też za analizę i zarządzanie ryzykiem technicznym obiektów oraz monitorowanie wskaźników efektywności. Ma to wpływ również na analizę rentowności zasobów technicznych oraz na propozycje optymalizacji procesów.

 

Co jednak w przypadku, gdy pojawiają się nieprawidłowości i zbyt niskie wartości obserwowanych wskaźników? W takiej sytuacji UR odpowiada za projekty inwestycyjne, takie jak: modernizacje maszyn, relokacje całych parków maszynowych oraz remonty obiektów, zarówno techniczne, jak i te o charakterze rozwojowym i optymalizacyjnym, które zwiększają możliwości produkcyjne.

Jakie zadania ma Utrzymanie Ruchu?

Zadania jakie wykonuje dział Utrzymania Ruchu (DUR) możemy podzielić na kilka segmentów:

Planowanie i realizacja działań konserwacyjnych – inspekcje i audyty, a także planowanie wszelkich przestojów mających na celu zapobieganie awariom i przygotowanie do większych prac remontowych oraz naprawczych. Oznacza to również przygotowanie harmonogramów i rejestrowanie wykonywanych prac prewencyjnych (przeglądów kontrolnych, badań diagnostycznych i napraw) oraz ich raportowanie i dostosowywanie do planów produkcji.

Wiąże się z tym:

• Tworzenie i modyfikowanie przypisanych do maszyn list kontrolnych.
• Weryfikacja cyklów przeglądów w zależności od czasu lub przebiegu maszyn i dostępnych środków.
• Raportowanie rezultatów i kosztów działań prewencyjnych.

Reakcja na nieplanowane przestoje i ich eliminacja – przyjmowanie, analiza oraz priorytetyzacja awarii, szybka reakcja na nieplanowane przestoje, a także dokładna rejestracja zdarzenia dla celów dalszej identyfikacji przyczyny źródłowej. Zadania związane z eliminacją nieplanowanych przestojów to również zapisywanie historii napraw oraz opracowywanie procedur awaryjnych dla zachowania ciągłości produkcji.

Wiąże się z tym:

• Spisywanie części lub usług zewnętrznych, związanych z daną awarią.
• Kompleksowe oraz tymczasowe naprawy, wykonywane zależnie od potrzeb.
• Raportowanie wystąpień, tendencji oraz kosztów takich przestojów.

Zarządzanie gospodarką części zamiennych – logistyka części zamiennych oraz środków eksploatacyjnych, monitorowanie rozchodów oraz śledzenie stanów magazynowych. Niejednokrotnie dotyczy również planowania zakupu materiałów potrzebnych do konserwacji sprzętu.

Wiąże się z tym:

• Raportowanie kosztów rozchodów magazynowych z podziałem na obiekty i zdarzenia.
• Optymalizacja kosztów stoków magazynowych, zależnych od zużycia w danym okresie.

Ewidencja, komunikacja oraz zarządzanie informacjami i dokumentacją – zapisywanie i aktywizowanie informacji o obiektach technicznych, ich dokumentacji oraz zgodności z obecnymi normami formalnymi i dyrektywami.

Wiąże się z tym:

• Zarządzanie wiedzą personelu technicznego oraz kompetencjami pracowników.
• Jasne i klarowne przekazywanie wszystkim pracownikom informacji o wszelkich zmianach.

Analizy i monitorowanie KPI utrzymania ruchu – śledzenie krytyczności obiektów i części zamiennych, rentowności maszyn oraz całych kompleksów. Ważna jest też analiza kluczowych wskaźników efektywności Utrzymania Ruchu oraz ogólna dostępność techniczna maszyn.

Wiąże się z tym:

• Analiza kosztów całkowitych Utrzymania Ruchu oraz pozostałych projektów inwestycyjnych.

Współpraca z dostawcami zewnętrznymi – polega na zarządzaniu komunikacją i warunkami współpracy, a także na monitorowaniu zmian rynkowych oraz dostępności asortymentu i usług. Do tych zadań zalicza się też harmonogramowanie działań kontraktorów zewnętrznych oraz weryfikacja i odbiór wykonanych przez nich prac.

Monitoring mediów – śledzenie zużycia energii przez poszczególne obiekty oraz analizy służące optymalizacji w tym zakresie, a także zarządzanie gospodarką odpadową.

Wsparcie BHP – zarządzanie bezpieczeństwem nie tylko maszyn, ale też pracowników, którzy je użytkują. Wiąże się to z zabezpieczaniem miejsc potencjalnie niebezpiecznych oraz z analizą ryzyka  przy codziennym użytkowaniu.

Przedstawione powyżej przykłady to najważniejsze, ale nie wszystkie zadania działu Utrzymania Ruchu. Możemy wspomnieć jeszcze o zajmowaniu się naprawami biurowymi, pisaniu instrukcji dla zgodności z normami ISO, wypełnianiu danych w systemach informatycznych, np. CMMS, szkoleniu nowych pracowników, codziennych obchodach czy koordynowaniu autonomicznych prac konserwacyjnych wykonywanych przez wykwalifikowanych operatorów.

Jakie metody stosuje się w nowoczesnym Utrzymaniu Ruchu?

Nowoczesne Utrzymanie Ruchu coraz częściej jest wspierane przez metodyki, narzędzia i rozwiązania cyfrowe, które pomagają w możliwie najbardziej efektywny sposób wykorzystać zasoby zarówno działu UR, jak i produkcji.

Jedną z metod, która usprawnia działania konserwacyjne jest strategia Total Productive Maintenance (TPM). Jej celem jest osiągnięcie maksymalnej efektywności w zakresie wykorzystania narzędzi oraz zaangażowania pracowników UR i produkcji. TPM wpływa również na poprawę współpracy tych dwóch działów. Pracownicy produkcji zyskują znacznie większą świadomość w kwestii konserwacji, co w efekcie wspiera techniczną dostępność maszyn, a także minimalizuje czasy przestojów. To sprawia, że Utrzymanie Ruchu może skupić swoje działania na bardziej krytycznych czynnościach.

Nowoczesną i popularną obecnie metodą obsługi technicznej jest predykcyjne utrzymanie ruchu. Polega ono na wykorzystaniu parametrów technicznych maszyn, dostarczanych za pomocą czujników (zintegrowanych lub zewnętrznych) i reagowaniu kiedy pojawia się informacja o pogorszenia pracy maszyny lub procesu. Parametry, które mogą pomóc w szybkim wykryciu problemu to m.in. wibracje, temperatura i wilgotność, poziomy płynów, akustyka, nacisk i obroty czy zużycie energii elektrycznej podczas pracy. Przekazywane dane muszą być dostosowane do procesu, który chcemy monitorować.

Wykorzystanie czujników oraz pozyskiwanie z nich danych możemy uprościć wykorzystując system SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition). To oprogramowanie odpowiedzialne za nadzór, pozyskiwanie i katalogowanie danych z procesu. Na podstawie dostarczonych danych, SCADA może wizualizować cały proces produkcyjny wraz ze wszystkimi parametrami, a w przypadkach niezgodności wysyłać alarmy do działów Utrzymania Ruchu oraz produkcji. Co więcej, odpowiednio rozmieszczone czujniki pozwalają odtworzyć w systemie czynniki, od których rozpoczęła się awaria, ułatwiając tym samym wykrycie i eliminację przyczyny źródłowej.

Mówiąc o nowoczesnym utrzymaniu ruchu często wymienia się system CMMS, jako jedno z najpopularniejszych i najbardziej rekomendowanych rozwiązań dla działów technicznych. CMMS pozwala, między innymi na:

• gromadzenie danych i parametrów z maszyn,
• planowanie i harmonogramowanie prac,
• koordynowanie działań reakcyjnych,
• rejestrowanie historii awarii,
• monitorowanie gospodarki części zamiennych,
• dokonywanie automatycznych analiz KPI (dzięki wbudowanym modułom raportowym).

Jak CMMS zwiększa efektywność pracy SUR?

Dzięki automatycznym, cyklicznym przeglądom, realizowanym na przykład po upływie z góry ustalonego czasu lub określonej ilości motogodzin maszyn, CMMS skraca czas planowania i komunikowania działań konserwacyjnych. System wysyła przypomnienia do pracowników czy firm zewnętrznych o zbliżającym się terminie i pozwala koordynować te działania z produkcją.

Dzięki osobnym modułom do generowania zgłoszeń awarii czy usterek przez operatorów lub brygadzistów, CMMS skraca czas przekazywania informacji, a co za tym idzie skróceniu ulega też czas reakcji na awarie. System zapisuje wszystkie niezbędne informacje o zdarzeniach. Odnotowane w ten sposób dane mogą później służyć jako historia awarii dla pozostałych techników lub zostać wykorzystane do wprowadzenia optymalizacji.

Moduły magazynowe w systemie dla Utrzymania Ruchu są dostosowane tak, aby śledzić rozchody oraz rezerwacje części zamiennych (najczęściej za pomocą aplikacji mobilnych), nadzorować stany magazynowe i informować o brakach. Dzięki ciągłej kontroli niwelujemy koszty wynikające z przestoju spowodowanego brakiem części przy awariach czy przeglądach.

Cyfryzacja ewidencji maszyn ułatwia przedstawianie danych podczas audytów, a zdigitalizowana dokumentacja znacząco skraca czas poszukiwania informacji, kart awarii czy list kontrolnych.

Automatyczne raporty i analizy pozwalają na monitorowanie wskaźników efektywności Utrzymania Ruchu w czasie rzeczywistym, na podstawie danych wprowadzanych na bieżąco przez wszystkich użytkowników.

Dodatkowo CMMS jako system dla Utrzymania Ruchu może zostać zintegrowany z wcześniej wspomnianym systemem SCADA, aby automatycznie generować zlecenia awaryjne dla techników o odpowiednich kwalifikacjach. W podobny sposób, przy bezpośredniej integracji z czujnikami, system może generować automatyczne zlecenia przeglądów oparte o motogodziny lub parametry maszyn.

Nowoczesne Utrzymanie Ruchu stale mierzy się z przeciwnościami losu, które wpływają na prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Zaburzenie ciągłości realizowanych procesów i potencjalne pogorszenie sytuacji ekonomicznej firmy nie są jedynymi problemami, jakie mogą nastąpić. Mnogość działań, nad jakimi UR sprawuje opiekę wiąże się z koniecznością nie tylko wypracowania odpowiednich technik umożliwiających bieżące zarządzanie kluczowymi zadaniami, ale i szukania rozwiązań, które te prace usprawnią i pozwolą na osiągnięcie maksymalnej efektywności na wielu płaszczyznach.

Poznaj Total Productive Maintenance (TPM), czyli sposób na bezpieczne i efektywne Utrzymanie Ruchu

Czym jest TPM?

TPM (ang. Total Productive Maintenance) jest jedną ze strategii Lean manufacturingu, zgodną z filozofią ciągłej optymalizacji procesów i odnoszącą się bezpośrednio do działów Utrzymania Ruchu.

TPM to zestaw procesów, technik i strategii, skupionych na zwiększeniu efektywności produkcji, a także na podniesieniu jakości i bezpieczeństwa poprzez pracę ludzi, konserwację maszyn, wykorzystanie odpowiednich narzędzi oraz procesy optymalizacji, które dodają wartości organizacji.

Celem TPM jest osiągnięcie maksymalnej efektywności w zakresie wykorzystania narzędzi oraz zaangażowania pracowników. Aby to osiągnąć, konieczne jest wyeliminowanie wypadków, błędów jakościowych w wyrobach końcowych lub cząstkowych, a także wykluczenie nieplanowanych przestojów oraz skrócenie czasów tych zaplanowanych.

TPM ma również na celu poprawę współpracy działu produkcji (w dużej mierze operatorów) ze służbami Utrzymania Ruchu. Pracownicy produkcji zyskują znacznie większą świadomość w kwestii konserwacji, co w efekcie wspiera techniczną dostępność maszyn, a także minimalizuje czasy przestojów oraz sprawia, że Utrzymanie Ruchu może skupić swoje działania na bardziej krytycznych czynnościach. To wszystko przekłada się na oszczędności.

5S – fundament wdrożenia TPM

Fundamentem wdrożenia TPM jest metoda 5S. Skupia się ona na organizacji stanowiska pracy oraz codziennego utrzymania go w czystości, wedle określonych standardów.

Kolejne kroki metody 5S to:

• selekcja znajdujących się na stanowisko pracy elementów i usunięcie zbędnych przedmiotów,
• systematyka w rozmieszczeniu i uporządkowaniu pozostawionych przedmiotów,
• sprzątanie stanowiska pracy według określonego wcześniej wzorca,
• standaryzacja wcześniejszych kroków w celu utrwalenia u pracowników poczucia odpowiedzialności za stanowisko,
• samodyscyplina pracownika w dalszej optymalizacji pracy na swoim stanowisku.

Dzięki tej metodzie pracownik zyskuje większą świadomość i przejmuje odpowiedzialności za swoje stanowisko pracy oraz dąży do jego doskonałości. Filary TPM nie będą miały solidnej podstawy i nie osiągną zamierzonych celów bez poprawnej implementacji procedury 5S.

Filary systemu TPM

Elementy składowe poprawnego wdrożenia TPM ilustruje tzw. świątynia TPM. Istnieje wiele jej przykładów, różniących się nazewnictwem poszczególnych filarów, jednak ich przesłanie zawsze jest podobne: zbudujmy solidne przedsiębiorstwa, eliminując wypadki, usterki i awarie!

Poszczególne filary systemu TPM to:

Autonomiczne Utrzymanie Ruchu – polega nie tylko na samodzielności w zakresie utrzymania ruchu, ale i na zwiększeniu znajomości maszyn u operatorów, którzy przejmują odpowiedzialność za regulacje i drobne konserwacje obsługiwanego przez siebie sprzętu. Dzięki temu pracownicy są bardziej zmotywowani, a ich kwalifikacje rosną. Dodatkowo można znacznie szybciej wychwycić wszelkie niebezpieczne symptomy w działaniu maszyn.

Ciągłe doskonalenie – opiera się na stałej współpracy produkcji i Utrzymania Ruchu. Celem jest eliminowanie marnotrawstwa w procesie produkcji, udoskonalanie codziennej pracy czy znajdowanie przyczyn źródłowych awarii (RCA).

Planowanie UR – polega naplanowaniu działań konserwacyjnych, opartych nie tylko na wykonaniu obowiązkowych wymian zgodnie z dokumentacją, ale i na monitorowaniu zużycia zasobów.

Wczesne planowanie konserwacji – odnosi się do wczesnego planowania działań konserwacyjnych na maszynach. Zarówno podczas ich modernizacji, napraw czy nowych zakupów, weryfikowana jest opłacalność każdej z tych opcji.

Zapewnienie i utrzymanie jakości – bazuje na możliwości ciągłego monitorowania jakości wyrobów końcowych, dzięki wykrywaniu nieprawidłowych elementów procesu w trakcie produkcji. Narzędzia takie jak Andon czy Jidoka pozwalają maszynom informować pracowników o wszelkich nieprawidłowościach za pomocą sygnałów świetlnych lub dźwiękowych.

Komunikacja międzydziałowa – filar ten dotyczy stosowania zasad TPM w administracji. Ma na celu poprawę procedur związanych z przetwarzaniem zamówień, standardów dokumentacji czy harmonogramowania. Wpływa on na doskonalenie komunikacji między poszczególnymi działami przedsiębiorstwa.

Rozwój i szkolenie personelu – opiera się nie tylko na szkoleniu operatorów tak, aby byli w stanie samodzielnie dokonywać drobnych napraw, ale i na udostępnieniu im potrzebnych do tego narzędzi. Utrzymanie Ruchu uczy się zmiany działania z reaktywnego na prewencyjne, a później na predykcyjne. Menadżerowie natomiast uczą się zmian w strategii doskonalenia czy standardów WCM.

Bezpieczeństwo i środowisko – odnosi się do bezpieczeństwa pracowników, poprzez eliminację potencjalnych zagrożeń dla zdrowia, a także wpływu zaplecza technologicznego na środowisko pracy.

Cele TPM

Główne cele TPM, realizowane nie tylko w sferze maszyn, ale i ludzi, to zwiększenie wskaźnika OEE (na które składa się możliwie jak największa dostępność maszyn, najwyższej jakości produkty, ograniczenie do minimum nieplanowanych konserwacji i przestojów) oraz zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa pracowników.

Najprościej cele te określane są jako:

• ZERO awarii,
• ZERO defektów,
• ZERO wypadków.

Na wskaźnik OEE wpływa 6 głównych strat:

Nieplanowane przestoje  – awarie oprzyrządowania, nieprzewidziane konserwacje, przegrzania czy problemy ze smarami.

Przezbrojenia i regulacje – konieczność przezbrojenia, niedobór materiału, wydłużone czasy zmian operatorów, uruchomienia czy dostrojenia do procesu.

Krótkie przestoje – mikroprzestoje, drobne regulacje, braki w dostawach surowca, problemy z czujnikami.

Bieg jałowy – nieprawidłowe ustawienie, blokady, zacięcia.

Wady produkcyjne – odrzuty podczas produkcji spowodowane złą kalibracją lub brak monitorowania wyrobów, którego efektem jest zła jakość wymagająca poprawek.

Zmniejszona wydajność – odrzuty podczas rozgrzewania, uruchamiania lub inne problemy na wczesnym etapie produkcji.

Jak wdrażać TPM?

Wdrożenie TPM dobrze jest rozpocząć od rozpisania poszczególnych etapów tak, aby system został jak najlepiej przyjęty przez pracowników.

ETAP I: Przygotowanie do wdrożenia – określenie celów, jakie mają być zrealizowane, zaangażowanie kierownictwa, przeprowadzenie szkoleń wstępnych i poinformowanie pracowników o idei, a także określenie wskaźników oraz stworzenie planu wdrożenia.

ETAP II: Oficjalne rozpoczęcie wdrożenia TPM – na tym etapie warto przeprowadzić wydarzenie związane z oficjalnym wdrożeniem TPM. Pomoże to przekonać osoby niezainteresowane, że projekt jest ważny dla organizacji.

ETAP III: Proces wdrożenia TPM – wdrażanie Autonomicznego Utrzymania Ruchu i optymalizacji procesów, zwiększanie kompetencji pracowników, zwielokrotnianie nakładów na prewencje i predykcje, wprowadzanie metod pomagających zapobiegać wadom jakościowym na etapie planowania, zapewnienie lepszego środowiska komunikacji, zwiększanie poziomu bezpieczeństwa pracowników.

ETAP IV: Ciągłe doskonalenie – systematyczne wdrażanie i rozwijanie zasad TPM w innych działach oraz stałe doskonalenie procesów w przedsiębiorstwie.

Jak CMMS wspiera wdrożenie TPM?

Systemy klasy CMMS (ang. Computerised Maintenance Management Systems) posiadają funkcjonalności pozwalające koordynować pracę działów Utrzymania Ruchu, a także prowadzić ewidencję danych o parku maszynowym. Przede wszystkim jednak wspierają produkcję, poprzez zapewnienie narzędzi umożliwiajacych ciagłą edukację operatorów w zakresie serwisowania maszyn. Wszystkie te cechy sprawiają, że CMMS są systemami sprzyjającymi wdrażaniu metody TPM.

Rozróżnienie na poszczególne platformy, w zależności od tego, kto z nich korzysta, pozwala dostosować narzędzia wpierające działania w systemie TPM do potrzeb organizacji.

Wyróżniamy takie platformy jak:

• Aplikacje dla produkcji z wbudowanymi elementami Autonomous Maintenance (Autonomicznego Utrzymania Ruchu). Można w nich znaleźć historię napraw, listy kontrolne, dokumentację, zgłoszenia sugestii KAIZEN oraz system powiadomień o zmianach w planach serwisowych

• Aplikacje dla techników Utrzymania Ruchu pozwalające na dostęp do dokumentacji technicznej maszyn, podgląd dostępnej historii awarii i ostatnich przeglądów. Zapewniają one ciągły kontakt z działem produkcji i umożliwiają wykonywanie przeglądów w oparciu o listy kontrolne z wizualizacją pokazującą co, gdzie i jak należy wykonać.

• Programy kierownicze pozwalające na generowanie raportów zależnych od wskaźników UR, analiz porównawczych i matryc kompetencji pracowników. Umożliwiają one weryfikację szkoleń dla działów Utrzymania Ruchu i śledzenie wskaźników KPI.

Możliwość integracji systemów CMMS z innym oprogramowaniem pozwala na rozszerzenie działania systemu poza standardowe działy Utrzymania Ruchu i Infrastruktury. W tym kontekście zadaniem takiego systemu jest nie tylko codzienne wspieranie pracy działu Utrzymania Ruchu, ale i dostosowanie się do zachodzących w nim procesów oraz ich ciągłe ulepszanie, zgodnie z metodologią Lean.

TPM wspierany przez CMMS – korzyści

Główne korzyści wynikające z wdrożenia systemu CMMS wspierającego strategię TPM to:

• sprawność komunikacji na linii produkcji UR,
• wzrost dostępności technicznej maszyn,
• wzrost wskaźnika OEE,
• szybkie analizy przyczyn źródłowych awarii,
• mniejszy poziom nadmiernych zapasów,
• redukcja jednostkowych kosztów wyrobu,
• poprawa stabilności procesów produkcji,
• wzrost efektywności przeglądów prewencyjnych,
• spadek ilości wypadków,
• szybkość i dokładność planowania harmonogramów przeglądów,
• wzrost kompetencji personelu Produkcji i Utrzymania Ruchu,
• automatyzacja procesów zarządzania serwisem,
• nowoczesne utrzymanie ruchu, mające czas na optymalizację procesów i działania maszyn.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jakie wskaźniki mierzyć podczas wdrożenia TPM?

W zależności od stopnia zaawansowania wdrożenia, cele mogą się zmieniać. Najczęściej jednak mierzone są wskaźniki OEE, MTTR i MTBF, a także dostępność techniczna oraz ogólna jakość wyrobów końcowych.

Czy mogę na początku wdrożenia nie angażować produkcji?

Aby TPM został poprawnie wdrożony, niezbędne jest zaangażowanie działu produkcji. Ważne, aby odpowiednio wcześnie informować osoby, których wdrożenia będzie dotyczyć w znaczącym stopniu.

Od czego zacząć wdrożenie TPM?

Najlepiej zacząć od wizji. Warto zadać sobie pytanie: jak nasz zakład ma wyglądać po wdrożeniu systemu TPM? Następnym krokiem jest zastosowanie metody 5S. Ważne, żeby zrobić to całościowo, samo uporządkowanie nie wystarczy. W późniejszych etapach można rozpocząć pracę na poszczególnych filarach, aż do osiągnięcia pożądanego celu.

Jak radzić sobie z oporem pracowników związanym z TPM?

Ważne jest jasne i czytelne komunikowanie idei wdrożenia  zarządzającym wszystkich szczebli. Założenia TPM, które chcemy wprowadzić muszą być wyjaśnione w sposób zrozumiały. Wszelkie niedomówienia lub niedokładnie przedstawione kwestie mogą wywoływać opór. Warto przeprowadzić wstępne szkolenia przekazujące idee TPM wszystkim pracownikom.

Czy mogę wdrożyć TPM bez systemu CMMS?

System CMMS pomaga w wielu aspektach wdrożenia TPM, ale nie jest jego obowiązkowym punktem.